백서 제작 업체 선정 기준과 계약 조건(+백서 작성법, 사사 편찬 업체, 우수사례집 만들기, 홍보책자)

백서 제작 업체 발주가 어려운 이유

백서 발주는 일반 인쇄물 발주와 다릅니다. 무엇을 만들지가 처음부터 정해져 있지 않기 때문입니다. 책자 제작이라고 하면 판형과 쪽수, 부수를 정해 견적을 받으면 됩니다. 그런데 백서는 내용을 만드는 작업이 절반 이상이고, 그 내용은 자료를 모아봐야 윤곽이 잡힌다는 게 포인트죠.

그래서 발주 단계에서 과업 범위를 어떻게 적느냐가 전체를 좌우합니다. 여기가 모호하면 진행 중에 계속 협의해야 하고, 일정이 밀리며, 결과물이 기대와 달라질 수 있습니다.

Q. 백서 제작 업체 과업지시서에 무엇을 넣어야 합니까

항목이 구체적일수록 견적이 정확해지고 나중에 다툼의 소지가 적겠죠.

항목	적어야 할 내용
목적과 독자	내부 보고용인지 대외 공개용인지, 누가 읽는지
대상 범위	어느 사업의 어느 기간을 다루는지
목차 요건	필수로 들어가야 할 부(部)와 항목
분량	본문 쪽수 범위와 자료편 포함 여부
자료 제공	무엇을 언제 어떤 형태로 제공하는지
인터뷰	몇 명을 몇 회 진행하는지, 섭외 주체는 누구인지
제작 사양	판형, 용지, 제본, 도수, 부수
납품물	인쇄물 외에 PDF, 원본 파일, 사진 원본 포함 여부
검토 절차	몇 차례 검토하고 회신 기한은 며칠인지
일정	착수일과 납품일, 중간 산출물 제출일

다섯 번째와 여섯 번째가 특히 중요합니다. 자료를 언제 어떤 형태로 줄 것인지가 정해지지 않으면 업체는 대기하게 되고, 그 시간이 그대로 일정 지연이 됩니다.

여덟 번째도 자주 빠집니다. 원본 파일을 받지 못하면 나중에 개정판을 만들 때 다른 업체에서 처음부터 다시 작업해야 합니다.

Q. 백서 제작 업체 어떤 업체를 골라야 합니까

확인할 것은 여섯 가지입니다.

비슷한 성격의 백서를 만든 경험이 있는지. 홍보물 제작과 기록물 편찬은 작업 방식이 다릅니다.실물을 볼 수 있는지. 이미지가 아니라 완성된 책자를 받아 보십시오.집필자가 누구인지. 디자인만 하고 원고는 발주처가 쓰는 구조인지 확인해야 합니다.자료 정리 역량이 있는지. 백서는 흩어진 자료를 분류하는 것이 중요합니다.인터뷰를 진행할 수 있는지. 문서에 남지 않은 판단의 배경은 사람에게서 나옵니다.일정 관리 경험이 있는지. 여러 부서를 조율해 본 곳인지 물어보십시오.

 백서 제작이라고 안내하지만 실제로는 편집·디자인만 하고 원고는 발주처가 써야 하는 계약이 있습니다.

이 경우 담당자가 현업과 병행하며 원고를 써야 하는데, 대부분 감당하기 어렵습니다. 견적을 비교하기 전에 원고 집필이 포함되는지부터 확인하십시오.

네 번째도 짚어둘 만합니다. 백서 작업의 상당 부분은 부서별로 흩어진 자료를 받아 분류하고 대조하는 일입니다. 이 과정에서 자의적 해석이나 임의 추론이 들어가면 콘텐츠 전체의 신뢰가 흔들립니다. 자료에 근거한 해석과 추정을 구분해 표기하는지 확인해 보십시오.

Q. 백서 제작 업체 견적은 어떻게 비교합니까

총액만으로는 비교가 되지 않습니다. 포함 범위가 다르기 때문입니다.

항목	확인할 것
원고 집필	포함인지, 몇 매 기준인지
자료 정리	포함인지, 어느 수준까지인지
인터뷰	몇 명 몇 회인지, 전사 포함인지
사진 촬영	포함인지 별도인지
편집·디자인	시안 개수와 수정 횟수
교정	몇 교까지인지
인쇄	판형·용지·제본·부수 명시
납품	PDF와 원본 파일 제공 여부
추가 수정	허용 범위를 넘길 경우의 단가

 마지막 항목을 미리 정해두시면 나중에 예산 협의가 수월해집니다. 백서는 검토 과정에서 수정 요청이 많이 들어오는 문서입니다.

Q. 조달 절차에서 확인할 것이 있습니까

공공기관이나 공기업 발주라면 업체의 자격 요건이 함께 걸립니다.

직접생산증명서, 중소기업확인서, 소프트웨어사업자 신고 같은 서류가 입찰 참가나 수의계약 요건에 관계되는 경우가 있습니다. 어떤 요건을 걸 것인지를 사양서 작성 전에 정리해 두면 진행이 빠릅니다.

사회적기업, 여성기업, 장애인기업 확인을 받은 업체와의 계약에 가점이나 우선구매가 적용되는 제도도 있습니다. 해당 여부를 함께 확인하시면 선택의 폭이 넓어집니다.

다만 자격 요건만으로 업체를 판단하기는 어렵습니다. 서류는 참여 자격의 문제이고, 결과물의 질은 앞서 정리한 여섯 가지에서 갈립니다.

Q. 예산은 어떻게 잡습니까

백서 예산은 인쇄비가 아니라 사람의 시간에서 결정됩니다. 항목별로 다릅니다.

항목	예산에서 차지하는 무게	변수
자료 정리·분류	큼	자료의 양과 정리 상태
원고 집필	가장 큼	분량과 다루는 기간
인터뷰	중간	인원과 회차, 이동
편집·디자인	중간	도판 수량과 표의 복잡도
사진 촬영	선택	필요한 컷 수
인쇄·제본	부수에 연동	판형, 도수, 용지, 부수

자료가 잘 정리되어 있는 기관은 같은 사양이라도 예산이 낮게 나옵니다.

반대로 인쇄비를 줄이려 부수를 깎아도 총액은 크게 달라지지 않습니다. 백서는 부수가 많지 않은 문서이기 때문입니다.

예산이 빠듯하다면 조정할 곳은 도판 수량과 컬러 도수, 자료편 분량입니다.

Q. 백서 제작 업체와 일할 때 내부 인력과 외부 업체를 어떻게 나눕니까

전부 맡기거나 전부 직접 하는 것보다 역할을 나누는 편이 효율적입니다.

작업	적합한 주체	이유
자료 수집	내부	어디에 무엇이 있는지는 내부가 압니다
자료 분류·분석	외부	객관적인 시선과 정리 경험이 필요합니다
인터뷰 섭외	내부	관계가 있어야 성사됩니다
인터뷰 진행	외부	내부자 앞에서는 하기 어려운 말이 있습니다
집필	외부	현업과 병행하기 어렵습니다
사실 확인	내부	수치와 경과는 담당자만 압니다
편집·제작	외부	전문 영역입니다

  상급자나 동료가 배석한 자리에서는 솔직한 이야기가 나오기 어렵습니다. 특히 실패한 사업을 다룰 때 그렇습니다.

여섯 번째는 반대로 외부에 맡길 수 없는 일입니다. 업체가 아무리 성실해도 내부 수치의 진위는 판단할 수 없습니다. 이 확인을 누가 언제 하는지 일정에 넣어두십시오.

Q. 백서 제작 업체 검수는 어떻게 합니까

백서 검수는 인쇄 직전에 한 번 보는 것으로는 부족합니다. 단계마다 확인할 것이 다릅니다.

단계	확인 대상	놓치면 생기는 일
구성안	목차 구조와 부(部) 구성	나중에 뒤집으면 전체를 다시 써야 합니다
초고	사실관계, 수치, 인명, 연도	인쇄 후에는 고칠 수 없습니다
교정지	오탈자, 표기 통일, 도판 배치	이 단계가 마지막 기회입니다
최종 파일	목차와 본문 쪽수 일치, 쪽번호	쪽이 밀리면 목차가 어긋납니다
인쇄 견본	색상, 제본, 재단	본인쇄 전에 확인해야 합니다

수치 검증이 가장 중요합니다. 백서는 이후 보고와 정책 판단에 인용되는 문서라, 한 번 실린 오류가 계속 재인용됩니다.

특히 종이 자료를 스캔해 옮긴 수치는 판독 오류가 생길 수 있으므로 원본과 대조해야 합니다. 이 확인을 누가 하는지도 계약 단계에서 정해두십시오.

Q. 계약서에는 무엇을 넣습니까

과업지시서와 별개로 계약서에서 확인할 항목이 있습니다.

 과업 범위. 지시서를 계약서에 붙임으로 첨부하는 것이 안전합니다.일정과 중간 산출물. 구성안, 초고, 교정지의 제출 시점검토 회신 기한. 발주처가 며칠 안에 회신할지도 함께 적습니다수정 허용 범위와 초과 시 처리 납품물 목록. 인쇄물 부수, PDF, 원본 파일, 사진 원본저작권 귀속. 원고와 디자인의 권리가 어디로 가는지 비밀 유지. 내부 자료를 다루므로 범위와 기간을 정합니다 검수 기준과 대금 지급 시점

세 번째가 의외로 중요합니다. 업체 일정만 적고 발주처의 회신 기한이 없으면, 검토가 늦어져 납기가 밀렸을 때 책임 소재가 불분명해집니다.

여섯 번째도 확인하십시오. 백서는 이후 요약본이나 개정판, 웹 게시로 활용되는 경우가 많은데, 권리 범위가 정해져 있지 않으면 그때마다 협의해야 합니다.

Q. 자주 생기는 문제는 무엇입니까

자료 회수가 늦는 경우

가장 흔한 지연 원인입니다. 자료 요청 목록이 모호하면 부서에서 무엇을 줘야 할지 몰라 미룹니다.

항목마다 담당자와 기한을 지정하고, 예시를 함께 보내는 편이 회수율이 높습니다.

검토 의견이 서로 충돌하는 경우

부서마다 자기 영역의 서술이 짧다고 느끼고, 임원마다 강조하고 싶은 시기가 다릅니다. 요청을 모두 반영하면 분량은 늘고 이야기는 흐려집니다.

착수 단계에서 최종 결정권자를 명시하십시오. 의견이 충돌할 때 누가 정하는지가 있어야 진행됩니다.

성과와 과제의 수위를 정하지 못하는 경우

미달성 항목을 문서로 남기는 것이 부담스러워 결정이 미뤄지는 일이 있습니다. 이 논의가 마지막까지 가면 납기가 위험해집니다.

어느 수준까지 쓸지를 착수 단계에서 합의해 두시는 편이 안전합니다.

납기가 촉박한 경우

사업 종료 직전에 발주하는 경우가 많습니다. 자료 수집과 인터뷰에 시간이 필요하므로 물리적으로 어려운 일정이 나오기도 합니다.

이때는 범위를 조정하는 편이 낫습니다. 인터뷰를 줄이거나 자료편을 간소화하는 방식입니다. 일정만 압축하면 내용의 밀도가 떨어집니다.

발주 전 점검표

시점	확인 항목
기획	목적과 독자 / 대상 범위 / 예산 / 납기
사양서 작성	목차 요건 / 분량 / 제작 사양 / 납품물 / 검토 절차
업체 선정	유사 실적 / 원고 집필 포함 여부 / 집필자 / 자료 정리 역량
계약	과업 범위 / 일정 / 수정 허용 범위 / 원본 파일 제공
착수	자료 요청 목록 / 담당자와 기한 / 최종 결정권자

출처 레퍼런스

• 리퍼블릭미디어 공공 백서 제작 과업의 일반적 요건 구성

• 공공조달 참여 시 요구되는 기업 확인 서류 및 우선구매 관련 제도

• 기업·기관 백서 편찬 실무 관행