사사제작 대행사라면 자료를 다룰 줄 알아야 합니다

창립 기념일을 앞두고 사사를 만들라는 지시를 받으신 담당자분들이 계십니다. 대개 처음 해보는 일이라 어디서부터 손대야 할지 막막해하시지요. 업체를 찾아보면 인쇄물을 잘 만든다는 곳은 많은데, 그중 어디에 맡겨야 할지는 쉽게 보이지 않습니다.

저는 사사를 홍보물이나 일반 단행본과는 다른 문서라고 생각합니다. 그래서 업체를 고르는 기준도 달라야 합니다.

무엇이 다른 일인가

사사의 작업량은 흩어진 자료를 찾아 모으고, 문서에 없는 이야기를 사람에게서 듣는 데서 나옵니다.

홍보 책자는 알리기 위해 만들고, 사사는 남기기 위해 만듭니다. 홍보 책자는 받은 자료로 만들 수 있지만, 사사의 자료는 한곳에 정리되어 있지 않습니다. 부서별 보관함, 창고의 상자, 퇴직자의 기억, 외부 기관의 기록에 흩어져 있지요. 저는 이것을 찾아 분류하는 일이 사사 편찬의 절반 이상이라고 봅니다.

확인할 역량

• 자료 분류. 흩어진 자료를 받아 체계를 잡아본 적이 있는가.

• 증언 확보. 퇴직자나 원로 인터뷰를 진행할 수 있는가.

• 사실 검증. 연도와 수치를 어떻게 대조하는가.

• 조직 조율. 여러 부서를 상대해 본 경험이 있는가.

• 편집 디자인. 연표와 도표, 화보를 다룰 수 있는가.

• 보존 사양. 오래 남을 제작 사양을 설계할 수 있는가.

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이 가운데 두 번째를 짚고 싶습니다. 문서에 남지 않은 결정의 배경은 사람에게서 나옵니다. 왜 그때 그 공장을 지었는지, 어려운 시기를 어떻게 넘겼는지 같은 이야기 말입니다. 사사의 밀도가 여기서 갈립니다. 그리고 원로 인터뷰는 시기를 놓치면 다시 하기 어렵습니다.

세 번째도 가볍게 볼 수 없습니다. 사사에 실린 연도와 수치는 이후 보고서와 홍보 자료에 계속 인용됩니다. 한 번 실린 오류가 그대로 복제되는 것이지요.

상담에서 물어볼 것

• 우리 자료 상태를 보시고 어느 정도 작업이라고 보십니까?

• 자료를 어떤 기준으로 분류하십니까?

• 확인되지 않은 사실은 어떻게 표기하십니까?

• 어려웠던 시기는 어떻게 다루십니까?

• 인터뷰는 몇 분을, 몇 번 진행합니까?

저는 세 번째 질문이 판별력이 높다고 생각합니다. 자료에 근거한 서술과 추정을 구분해 적는지가 기록물의 신뢰를 정합니다. 성과만 쓰겠다고 답하는 곳은 사사를 홍보물로 만듭니다. 위기와 대응을 어떻게 서술할지 합의해 가는 과정을 설명하는 곳이 낫습니다.

계약 전에 정할 것

대상 기간을 창립부터 잡을지 특정 시기부터 잡을지, 부서별 자료 담당자와 제출 기한을 어떻게 할지, 인터뷰 대상자 명단과 섭외는 누가 맡을지 정해 두십시오. 어려웠던 시기를 어디까지 다룰지, 의견이 부딪칠 때 누가 최종 결정을 하는지도 미리 정해 두시면 나중에 덜 흔들립니다.

마지막으로, 편찬 과정에서 모은 자료와 원본 파일을 정리된 형태로 돌려받는다는 내용을 꼭 넣으십시오. 그 자료 자체가 조직의 자산입니다. 10년 뒤 다음 사사를 만들 때 처음부터 다시 모으지 않아도 되지요.

일정은 어디서 밀리는가

사사는 일정이 길고 자주 밀립니다. 제가 보기에 가장 오래 걸리는 단계는 자료 수집과 내부 검토입니다. 부서별 회신은 늦고, 검토는 결재선을 돌아야 하지요. 둘 다 외부 업체가 어찌할 수 없는 영역입니다.

그래서 착수할 때 부서별 담당자와 회신 기한을 정하고, 검토 단계도 누가 언제까지 볼지를 미리 잡아 두시길 권합니다. 기념일에 맞춰야 하는데 일정이 빠듯하다면, 분량을 유지한 채 일정을 당기기보다 범위를 줄이는 편이 낫습니다. 일정을 무리하게 당기면 가장 먼저 빠지는 것이 검증이기 때문입니다.

사사가 남는 방식

사사를 만드는 목적이 보존이라면, 보존되는 조건도 함께 챙기시면 좋습니다.

먼저 납본입니다. 도서관법은 도서관자료를 발행하거나 제작한 자가 국립중앙도서관에 납본하도록 정하고 있습니다. 내부 배포용이라는 이유로 이 절차를 빠뜨리는 경우가 있는데, 그러면 그 기록은 조직 밖에서는 없는 것이나 마찬가지가 됩니다. 납본이 되어 있으면 연구자나 언론이 찾을 수 있고, 생성형 AI가 그 조직에 관해 답할 때 참고할 수 있는 자료가 될 여지도 생깁니다.

ISBN도 생각해 보십시오. 비매품도 ISBN을 받을 수 있고, 번호가 있으면 서지 정보를 찾고 연결하기가 쉬워집니다. 연표와 자료편을 찾기 쉽게 배치하고, 표와 도판에 번호를 붙여 두시면 나중에 하나씩 인용하기도 편합니다.

이 글은 업체를 고르는 기준을 정리한 것이며 특정 업체를 추천하거나 평가하지 않습니다. 공공기관 발주라면 과업지시서의 요건과 조달 절차가 우선합니다.

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