기업 백서 편집의 기술 3편: 책을 완성하려면, 모두 같은 파일을 공유해야 합니다

기업 백서 제작 회의에서 이런 답을 들었습니다.

“그 이야기는 원고에 있습니다.”

그런데 지금 보고 있는 파일에는 없었습니다.

처음 받은 글에는 있었지만, 내용을 줄이면서 빠졌다고 합니다. 다른 자료에는 같은 이야기가 그림으로 남아 있었습니다.

이럴 때는 문장을 고치기 전에 먼저 정해야 할 것이 있습니다.

“우리는 어느 파일을 기준으로 책을 만들고 있나요?”

여러 사람이 함께 책을 만들려면, 모두가 같은 내용을 보고 작업할 수 있는 기준 원고가 필요합니다.

처음 쓴 글과 책에 넣을 글을 구분하세요

직원이 처음 쓴 글을 A, 회사 안에서 다듬은 글을 B라고 해 보겠습니다.

외부 편집자에게 A와 B를 모두 보내면서 “좋은 내용을 골라 주세요”라고 하면 어떻게 될까요?

편집자는 B에서 빠진 내용이 왜 삭제되었는지 알기 어렵습니다.

책에 넣지 않기로 한 이야기인지, 분량 때문에 잠시 뺀 것인지, 다시 확인해야 해서 보류한 것인지 구분할 수 없기 때문입니다.

그래서 책에 넣을 내용을 정리한 C가 필요합니다. C가 바로 기준 원고입니다.

• A: 직원이 처음 쓴 글

• B: 회사 안에서 줄이고 다듬은 글

• C: 책에 넣을 내용과 확인할 사항을 정리한 글

처음 쓴 글은 참고 자료로 보관합니다. 하지만 실제 편집은 C를 기준으로 진행해야 합니다.

C에는 다음이 분명하게 표시되어 있으면 좋습니다.

• 책에 넣기로 한 내용

• 다시 살릴 내용

• 사실 확인이 필요한 부분

• 아직 받지 못한 글이나 자료

완벽한 문장이 아니라, 작업할 수 있는 원고입니다

기준 원고라고 해서 모든 문장이 완벽하게 다듬어져 있어야 하는 것은 아닙니다.

맞춤법이나 어색한 문장은 편집하면서 고칠 수 있습니다.

먼저 필요한 것은 각 글에 들어갈 내용이 충분히 모여 있고, 어떤 자료를 쓸지 알 수 있는 상태입니다.

아직 들어오지 않은 글이 있다면 빈자리를 감추지 않는 편이 좋습니다.

예를 들어 이렇게 표시할 수 있습니다.

해외 근무 경험담: 작성 중담당자: 해외사업팀전달 예정일: 10월 15일

이렇게 적어 두면 무엇이 준비되었고 무엇이 남았는지 모두가 알 수 있습니다.

원고가 짧다는 이유로 빈칸을 임시 문장으로 채우는 것보다, 준비 상태를 정확히 보여 주는 편이 작업 관리에 도움이 됩니다.

사진도 원고와 함께 정리하세요

글만 모아 두고 사진은 나중에 찾으면 일정이 늦어질 수 있습니다.

원고를 받을 때 필요한 사진도 함께 요청하는 것이 좋습니다.

사진 파일에는 번호를 붙이고, 원고에서 어디에 들어갈지 연결해 주세요.

예를 들어 다음처럼 정리할 수 있습니다.

사진 01: 해외 공장 전경넣을 위치: 해외 근무 이야기 첫 부분설명: 촬영 장소, 시기, 어떤 현장인지

사람이 나온 사진이라면 인물 정보도 필요합니다.

• 누가 나온 사진인지

• 어디에서 찍었는지

• 언제 찍었는지

• 어떤 일을 하는 모습인지

사진이 많아도 이 정보가 없으면 편집자는 어떤 사진을 어디에 써야 할지 판단하기 어렵습니다.

파일과 설명을 함께 모아야 사진이 단순한 장식이 아니라, 이야기를 이해하도록 돕는 자료가 됩니다.

글과 그림의 역할을 먼저 나누세요

만화나 설명 그림을 넣을 때는 “무엇을 그릴까?”보다 먼저 생각할 것이 있습니다.

“이 내용은 글이 설명할까요, 그림이 설명할까요?”

긴 설명을 그대로 싣고 같은 내용을 만화로 다시 보여 주면, 독자는 어디에 집중해야 할지 헷갈릴 수 있습니다.

다음처럼 역할을 나눌 수 있습니다.

• 짧은 글로 상황을 소개하고, 만화가 이야기를 이어 가기

• 글이 내용을 설명하고, 그림은 복잡한 과정만 보여 주기

• 사진이 현장을 보여 주고, 글은 사진만으로 알 수 없는 배경을 설명하기

글과 그림이 같은 내용을 반복하기보다, 서로 부족한 부분을 채워 주도록 구성하는 것입니다.

책에 들어갈 설명과 작가에게 줄 자료는 달라도 됩니다

책에는 설명을 세 줄만 넣을 수 있습니다. 하지만 그림을 그리는 작가는 그 세 줄보다 훨씬 자세한 내용을 알아야 할 수 있습니다.

예를 들어 무역 과정을 그림으로 보여 주려면, 작가는 전체 흐름을 이해해야 합니다.

• 물건은 어디에서 출발하는지

• 어떤 곳을 거치는지

• 누가 어느 단계에서 일하는지

• 어떤 문제가 생길 수 있는지

책에 넣을 글을 줄였다고 해서, 작가에게 줄 원자료까지 없애면 안 됩니다. 자료가 부족하면 작가가 빈 부분을 추측해서 그릴 수 있기 때문입니다.

따라서 자료를 나누어 준비하면 좋습니다.

• 독자가 볼 자료: 책에 들어갈 짧은 글과 그림

• 작가가 볼 자료: 자세한 원문, 확인된 사실, 참고 사진

• 제작 안내: 꼭 보여 줄 내용과 생략해도 되는 내용

비유를 쓰는 경우에도 실제 사실과 혼동되지 않는지 확인해야 합니다. 쉽게 보여 주는 것과 사실을 다르게 보여 주는 것은 다릅니다.

AI로 만든 초안도 확인이 필요합니다

AI로 글이나 그림의 초안을 만들 수 있습니다. 하지만 자료를 확인하고 책에 맞게 다듬는 과정까지 없어지는 것은 아닙니다.

화면에서 흥미로웠던 그림도 실제 책에서는 글자가 너무 작거나, 내용이 복잡해서 읽기 어려울 수 있습니다.

전문 용어를 쉬운 말로 바꿀 때도 뜻을 확인해야 합니다.

• 내부 담당자: 쉬운 설명이 원래 뜻과 맞는지 확인

• 편집자: 독자에게 필요한 설명과 주석 정리

• 디자이너·그림 작가: 책에서 읽기 편하게 표현

쉽게 읽히게 만드는 것은 중요합니다. 하지만 쉽게 바꾸는 과정에서 내용의 뜻까지 달라져서는 안 됩니다.

몇 페이지를 먼저 만들어 함께 보세요

기준 원고와 사진, 그림 자료가 모이면 대표적인 글을 골라 샘플 페이지를 만들어 봅니다.

말로만 이야기할 때는 괜찮아 보여도, 실제 책처럼 배치하면 부족한 부분이 보일 수 있습니다.

• 설명이 너무 짧지 않은가?

• 사진이 내용과 잘 맞는가?

• 그림의 순서를 이해할 수 있는가?

• 글자가 너무 작지는 않은가?

• 글과 그림이 같은 이야기를 반복하지 않는가?

샘플을 함께 보고 방향을 정한 뒤, 나머지 원고에도 같은 기준을 적용합니다.

이후 수정 내용도 기준 원고에 반영해야 합니다. 누군가는 예전 파일을 보고, 다른 사람은 새 파일을 보고 작업하면 같은 내용을 여러 번 고치거나 중요한 수정이 빠질 수 있습니다.

기업 백서는 여러 사람의 기억과 확인, 판단이 모여 만들어지는 책입니다.

그 협업이 한 권의 책으로 이어지려면, 먼저 모두가 같은 원고를 보고 있어야 합니다.