백서 제작 시,편집을 준비할 때반드시 알아야 할 것들

연표 작업

외주업체와 계약을 했다고 하더라도, 그 업체가 모든 것을 대신해 주는 것은 아닙니다. 대행사는 모든 준비가 완료되었다는 전제 하에 말 그대로 일을 대신해주는 곳일 뿐, 우리 기관의 백서 구성과 편집이 어떤 방향으로 나아가야 할지, 그리고 어떤 부분에 중점을 두고 제작할 지는 내부의 충분한 검토와 논의가 필요합니다. 이 때문에 백서나 홍보물 제작이 확정되었다면 반드시 선행하여 준비해야 할 점들이 있습니다.

1. 연표에 맞게 자료가 준비되었는가

연표라는 것은 특정 시기(10주년이면 10주년, 프로젝트 성과 보고서라면 프로젝트 진행 기간)에 진행되었던 자료들이 시간순, 유형별로 자료가 준비되었는지 정리해두는 장표를 말합니다. 향후 어떻게 편집기획을 할 지는 알 수 없지만, 전체 자료를 시계열로 구분해서 정리하고 이를 대행사와 공유함으로써 작업의 효율성을 높이기 위한 작업이죠.

만약 연표 수집에 맞는 자료가 없어서 실무 부서와 소통하면서 자료를 수집해야 하는 상황이라면 다음의 양식으로 요청하시면 됩니다.

1. 공식 행정 및 의사결정 자료

조직의 탄생과 변화를 증명하는 법적·행정적 근거입니다.

설립 관련: 설립 허가증, 정관, 창립 총회 회의록, 개소식 기록.

조직 변경: 직제 개편안, 이사회 회의록, 지사/분소 설립 및 통합 기록.

주요 계약: 핵심 사업의 MOU(양해각서) 체결, 대규모 프로젝트 수주 계약서.

2. 사업 성과 및 수치 데이터

연표에 객관적인 신뢰도를 부여하는 정량적 지표입니다.

실적 기록: 연도별 매출액, 수혜 인원수, 서비스 이용 건수, 누적 방문자 수 등.

수상 및 인증: 정부 포상, ISO 인증, 특허 취득, 외부 기관 평가 결과.

인프라 확장: 사옥 이전, 공장 증설, 시스템 고도화 완료 시점.

3. 미디어 및 대외 홍보 기록

당시의 사회적 분위기와 대외적 위상을 확인할 수 있는 자료입니다.

보도 자료: 주요 일간지 및 방송 뉴스 보도 내역 (날짜 및 헤드라인).

간행물: 과거에 발행된 사보, 브로슈어, 연차 보고서, 기념사.

광고 기록: 주요 캠페인 런칭 시점 및 홍보 영상 제작 기록.

4. 시각적 증빙 자료

연표의 가독성을 높이고 생동감을 더하는 요소입니다.

현장 사진: 주요 행사(착공식, 준공식, 기념식) 사진, 과거 사무실 전경.

인물 사진: 역대 대표자 및 주요 의사결정권자의 활동 모습.

상징물: 초기 로고(CI/BI), 캐릭터, 주요 제품의 1호 모델 사진.

5. 구술 및 에피소드 (정성 자료)

공식 문서에 누락되기 쉬운 '이면의 역사'를 채우는 자료입니다.

인터뷰 기록: 창업주나 장기 근속자의 회고록 및 구술 인터뷰.

위기 극복 사례: 조직이 겪었던 중대한 위기와 이를 해결한 시점의 기록.

외부 공유가 가능한 사진/자료

이 부분도 매우 중요한 포인트입니다. 보통 공공기관의 경우는 문서뿐만 아니라 사진 자료 일체도 보안 문제로 외부 공유가 쉽지 않죠. 내부 서버에 접근 권한이 없는 외부 실무자가 쉽게 자료를 공유받을 수 있도록 미리 필요한 자료들을 공유 요청해두시는 게 좋습니다.

사진은 화보로 넣을 사진(고용량 해상도)과 일반 사진을 구분해서 정리하되 초상권 등 활용에 제약이 없는 사진을 미리 선별해두어야 합니다. 만약 화보 형식의 사진을 넣는다면 전문 작가가 촬영한 사진을 받아두거나 화보용 사진을 별도로 찍어야 합니다. 보통 기업 홍보물 사진을 전문으로 찍는 사진 작가를 고용한다면 3시간 기준 약 40-50만원의 비용이 발생합니다. 건물 전경 사진을 촬영하여 드론 촬영을 해야 할 경우는 비용이 조금 더 오를 수 있습니다.

집필진 선정

앞서도 언급했던 것처럼 백서나 사례집 제작의 가장 큰 예산을 차지하는 부분이 바로 작가 선정입니다. 내부 필진을 정할 경우, 집필 경험이 있는 직원을 선별하는 것이 중요하고 만약 이런 경험이 없다면 외부 전문작가의 가이드를 통해서 집필의 기본 원칙을 잡아나가는 것이 중요합니다. 내부 필진의 경우 실무 부서의 특정 직원(특히 연차가 낮은 직원)이 한 꼭지를 담당해서 쓰는 경우가 많은데 결과적으로 보면 이는 효율적이지 않은 방법입니다. 반드시 해당 사업과 기관 전반의 역사에 대해 정통한 사람이 써야만 추후 기획 의도와 메시지를 도출하는 데 있어서 무리가 없습니다.

외주업체 선정

대부분의 백서 등 공공기관 홍보물 편집 작업 진행 시에는 외주업체 선정이 필수입니다.

요즘은 AI 등을 활용해 내부에서 편집 작업을 일부 하는 경우도 있지만, 실제 편집 작업은 기획부터 집필, 디자인과 인쇄까지 대부분 전문 인력이 통제해야 하는 대내외적 변수가 많은 작업입니다. 일을 덜거나 비용을 줄이기 위해 서툴게나마 내부에서 1차 편집기획 작업을 하기도 하지만, 결과적으로는 두 번 일을 하게 되는 셈이라 처음부터 전문업체와 손발을 맞춰서 일을 하는 쪽을 권장드립니다.

외주업체 선정 시에는 내부 담당 인력을 20명 이상 보유한 중급 규모의 업체와 5명 내외 규모의 소규모 업체와 일을 하게 됩니다. 소규모 업체는 대부분 작은 기획사나 편집디자인 회사일 것이고, 대규모 업체는 이미 업계에서 유명한 소수의 기업이 독점을 하고 있습니다. 우리 회사에 맞는 업체를 잘 고르려면 두 가지를 알아야 합니다.

첫째, 예산 규모

예산 규모에 맞춰야 합니다. 꼭 돈 가지고 그래야 하느냐면 어쩔 수 없는 현실이 그러합니다. 1천만 원으로 할 수 있는 것이 있고 없는 게 있거든요. 만약 예산이 2천만 원 이상이라면 입찰을 붙여야 할 것이고 이 경우는 중급 규모 이상의 업체와 일을 하는 게 합리적입니다.

보통 예산이 2천~1억 이내인 경우는 짧게는 6개월, 길면 1년 정도가 소요되는 공공 홍보물인 경우가 많습니다. 입찰부터 프리젠테이션, 그리고 실제 킥오프를 시작으로 편집 업무 전반에 걸쳐서 한 업체가 밀도 있게 매니징을 해주는 장점이 있습니다.

반면 2천만 원 이하의 비교적 소규모 예산이라면, 작업 기한이 촉박하실 겁니다. 평균 3-4개월 이내에 과업을 마무리해야 하는 경우로 이렇게 되면 손 빠르고 피드백이 즉시 가능한 소규모 업체가 적합할 것입니다.

둘째, 업체를 고를 때 주의사항

1. 유사 프로젝트 수행 경험 (백서 및 연감)

단순 홍보물 제작 업체와 기록물 제작 업체는 프로세스 이해도가 다릅니다.

포트폴리오 확인: 단순 디자인 결과물뿐만 아니라, 300페이지 이상의 대규모 단행본이나 공공기관/대기업의 백서 제작 경험이 있는지 확인해야 합니다.

기획 역량 유무: 원고를 그대로 디자인만 하는 곳인지, 아니면 목차 구성과 원고 윤문(Rewriting) 제안까지 가능한 곳인지 파악하는 것이 중요합니다.

2. 데이터 시각화 및 인포그래픽 능력

백서의 품질은 수치 데이터를 얼마나 직관적으로 전달하느냐에 달려 있습니다.

도표 디자인 수준: 엑셀 표를 그대로 옮기는 수준이 아니라, 데이터의 핵심을 파악하여 커스텀 인포그래픽으로 재가공할 수 있는 디자이너가 상주하는지 확인하십시오.

일관성: 수십 개의 그래프와 도표가 전체 디자인 톤앤매너와 조화롭게 유지되는지 포트폴리오를 통해 검증해야 합니다.