성과보고서를 ‘성과사례집’처럼 만들고 싶다면, 제작 전에 반드시 정해야 할 6가지

성과보고서를 ‘성과사례집’처럼 만들고 싶다

성과보고서를 ‘성과사례집’처럼 만들고 싶다면, 제작 전에 반드시 정해야 할 6가지

공공기관에서 사업이 끝나갈 무렵이면 비슷한 고민이 시작됩니다.

“올해 사업 성과를 보고서로 만들어야 하는데, 지난해처럼 딱딱한 결과보고서로 만들고 싶지는 않습니다.”

숫자와 사업 내용을 정리하는 데서 그치지 않고, 실제 참여기업이나 수혜기업의 이야기를 담아 누구나 쉽게 읽을 수 있는 책자로 만들고 싶은 것입니다. 기관장 보고에도 활용하고, 참여기업이나 유관기관에 배포해 기관의 사업 성과를 보여주는 홍보물 역할까지 했으면 좋겠다는 요구도 따라옵니다.

그런데 막상 제작을 시작하면 생각보다 일이 커집니다.

기업 데이터는 엑셀에 있고, 최종 성과 수치는 연말에 확정됩니다. 사례기업은 전국에 흩어져 있고, 기업별 사진은 충분하지 않습니다. 기관장은 글이 많은 책을 선호하지 않고, 실무자는 지난해 책자보다 올해 결과물이 확실히 좋아 보여야 합니다.

최근 실제 상담에서도 지난해 5개 기업을 대상으로 제작했던 성과물을 올해는 10개 기업으로 확대하고, 각 기업이 추천한 협력기업 약 30곳까지 사례 후보로 검토하는 상황이 있었습니다. 지역도 김포, 화성뿐 아니라 경남과 제주까지 흩어져 있었습니다. 지난해에는 직접 방문해 사진과 인터뷰를 진행했지만 올해 30곳을 같은 방식으로 취재하기에는 일정상 어려움이 있었습니다.

이런 프로젝트에서 중요한 것은 디자인 업체를 빨리 찾는 것이 아닙니다.

어떤 성과를 숫자로 보여주고, 어떤 사례를 이야기로 보여주며, 어디까지 취재할 것인지 먼저 결정하는 것입니다.

1. 성과보고서와 사례집을 섞되, 역할은 분리해야 합니다

성과보고서와 성과사례집은 닮았지만 목적이 조금 다릅니다.

성과보고서는 사업 전체를 설명합니다. 사업 목적, 지원 규모, 참여기업, 주요 지표, 사업 결과 등을 객관적인 데이터로 정리해야 합니다.

반면 사례집은 사람이 중심입니다.

어떤 기업이 어떤 상황에 있었는지, 어떤 지원을 받았는지, 그 과정에서 무엇이 바뀌었는지를 보여줘야 합니다.

따라서 두 성격을 한 권에 담고 싶다면 모든 페이지를 동일한 형식으로 만들기보다 섹션의 역할을 나누는 편이 좋습니다.

예를 들어 앞부분에는 사업을 한눈에 이해할 수 있는 숫자와 인포그래픽을 배치합니다. 중간에는 주요 성과와 지표를 보고서 형태로 설명하고, 이후에는 기업 사례와 인터뷰를 잡지처럼 구성할 수 있습니다.

실제 상담에서도 ‘성과보고서’와 ‘성과사례집’을 섞은 중간 형태가 적절하다는 논의가 있었습니다. 사업 취지를 보여주는 영역, 성과를 인포그래픽으로 보여주는 영역, 결과보고서 성격의 영역, 사례를 스토리로 보여주는 영역을 구분하면 책 전체가 훨씬 선명해집니다.

중요한 것은 보고서에 사례 몇 개를 추가하는 것이 아닙니다.

숫자는 숫자의 방식으로, 이야기는 이야기의 방식으로 보여주는 것입니다.

2. 30개 기업을 모두 똑같이 취재하지 않아도 됩니다

사례기업이 많아질수록 실무자가 가장 먼저 고민하는 것이 취재입니다.

30개 기업이면 30곳을 모두 방문해야 할 것 같지만 반드시 그렇지는 않습니다.

오히려 모든 기업을 동일하게 2~4페이지씩 구성하면 책 전체가 반복적으로 보일 가능성이 높습니다.

성과가 뚜렷하거나 이야기의 변화가 큰 기업 7~10곳은 ‘대표 사례’로 선정해 현장 취재를 진행하고, 나머지는 전화·화상 인터뷰나 서면 취재로 간소화하는 방법이 현실적입니다.

실제 대화에서도 20~30곳이 넘어가면 전국 현장방문 방식은 일정상 쉽지 않기 때문에, 일부 기업을 ‘돋보기 사례’로 깊게 다루고 나머지는 간략한 방식으로 교차 구성하는 방안이 제안됐습니다.

여기서 현장 취재 대상은 단순히 성과 수치가 가장 높은 기업만 고르는 것이 좋지는 않습니다.

사업 이전과 이후의 변화가 분명하거나, 예상하지 못한 어려움을 극복했거나, 대기업과 중소기업의 협력 과정 자체가 흥미로운 기업을 우선하는 것이 좋습니다.

성과 수치는 서면으로도 받을 수 있습니다.

하지만 “이 지원을 받기 전 회사가 어떤 상황이었습니까?”, “사업 과정에서 가장 어려웠던 순간은 언제였습니까?”, “협력 과정에서 예상하지 못했던 변화는 무엇입니까?” 같은 이야기는 인터뷰를 해야 나옵니다.

대화록에서도 인터뷰에서 다시 성과 수치만 반복하기보다, 어려웠던 중소기업이 지원을 계기로 협력 관계를 만들고 성장한 과정을 하나의 이야기로 끄집어내고 싶다는 요구가 있었습니다. 성과는 인포그래픽으로 보여주고, 인터뷰는 ‘사람 이야기’를 담당하게 하는 것입니다.

이렇게 하면 30개 기업이 등장해도 모두 비슷한 회사소개 페이지처럼 보이는 문제를 피할 수 있습니다.

3. 데이터가 있다고 바로 인포그래픽이 되는 것은 아닙니다

공공기관에는 생각보다 많은 데이터가 있습니다.

매출액, 고용 인원, 생존율, 지원 금액, 참여기업 수, 투자유치, 협력기업 수, 전년 대비 증감률 등입니다.

하지만 엑셀 파일을 디자인 회사에 전달한다고 좋은 인포그래픽이 자동으로 만들어지는 것은 아닙니다.

먼저 질문해야 합니다.

이 사업이 잘됐다는 것을 보여주는 가장 중요한 숫자는 무엇인가?

예를 들어 30개의 지표를 가지고 있다면 모두 그래프로 만드는 것보다 핵심 지표 5~7개를 선택하는 것이 좋습니다.

그리고 데이터는 가능한 한 동일 기준으로 수집해야 합니다.

기업마다 어떤 곳은 매출액을 주고, 어떤 곳은 고용인원을 주고, 다른 기업은 수출액만 준다면 기업 간 비교가 어려워집니다.

따라서 제작 초기부터 공통 성과지표를 정해야 합니다.

기업 기본 정보, 지원 전후 매출 변화, 고용 변화, 협력 성과, 사업 참여 전 문제, 사업 참여 후 변화처럼 기본 항목을 먼저 정해두는 것입니다.

그다음 제작사에서는 기관이 제공한 로우데이터를 바탕으로 그래프와 표에 적합하도록 가공할 수 있습니다. 실제 상담에서도 기관이 보유한 기업 데이터를 제공하고 제작 과정에서 그래프 도출을 위한 수준의 데이터 정리와 시각화를 진행하는 방식이 논의됐습니다.

다만 제작사가 해야 하는 ‘데이터 가공’과 전문 연구기관의 ‘성과분석 컨설팅’은 구분해야 합니다.

기존 데이터를 그래프와 메시지로 재구성하는 것과 사업 효과를 통계적으로 검증하는 일은 과업 자체가 다릅니다.

4. 사진이 부족하다면 억지로 채우지 않는 편이 낫습니다

성과사례집을 만들다 보면 의외로 자주 생기는 문제가 사진입니다.

기관이 확보한 사진을 확인해 보면 행사 단체사진, 협약식, 회의 장면이 대부분이고 사례집의 메인 이미지로 쓸 만한 사진은 많지 않은 경우가 있습니다.

이때 흔히 사용하는 방법이 스톡 이미지를 구매해 빈 공간을 채우는 것입니다.

하지만 요즘 제작되는 애뉴얼 리포트나 사례집에서는 의미 없는 이미지를 크게 넣기보다 데이터, 타이포그래피, 도형, 그래프 등을 편집 요소로 활용하는 경우가 많습니다.

사진이 부족하다면 오히려 그 특성을 전제로 디자인해야 합니다.

대표 사례는 현장 취재 과정에서 기업 대표, 작업 공간, 제품, 생산 현장 등을 촬영하고, 나머지 영역은 인포그래픽과 편집 디자인을 중심으로 구성할 수 있습니다. 실제 상담에서도 사진이 많지 않은 상황이라면 장표와 인포그래픽을 적극적으로 활용하는 방향이 제안됐습니다.

모든 기업에 전문 포토그래퍼를 보내거나 드론 촬영, 별도 일러스트 제작까지 진행하는 것도 가능하지만 이는 기본 제작비와 별도의 항목으로 봐야 합니다.

그래서 처음부터 “사진을 많이 넣어주세요”가 아니라,

“어떤 기업은 사진이 필요하고, 어떤 내용은 그래픽으로 보여주는 것이 효과적인가?”

를 판단해야 합니다.

5. 완성도를 결정하는 가장 큰 변수는 예산보다 ‘시간’입니다

공공기관 담당자가 가장 많이 묻는 질문은 결국 이것입니다.

“예산을 더 쓰면 더 잘 만들 수 있나요?”

물론 어느 정도는 그렇습니다.

전문 사진작가, 일러스트레이터, 그래픽 디자이너가 추가되면 표현 수준을 높일 수 있습니다.

하지만 연말까지 납품해야 한다면 돈을 늘린다고 모든 것을 할 수 있는 것은 아닙니다.

실제 상담 사례는 총 10~11종, 전체 약 600페이지 규모를 검토하면서 12월 납품을 전제로 하고 있었습니다. 여기에 기업 취재, 집필, 교정, 편집디자인, 수정, 인쇄까지 들어갑니다. 대화에서는 이러한 조건이라면 오히려 제작 욕심을 지나치게 늘리지 않는 것이 중요하다는 조언이 반복됐습니다.

특히 취재는 예상보다 일정이 많이 밀리는 구간입니다.

담당자가 일정을 잡아도 기업 대표의 일정이 바뀌고, 인터뷰가 연기되고, 확인 원고의 회신도 늦어집니다.

8월 계약 후 12월 발간이라면 취재를 두세 달 끌기보다 초반 한 달 안팎에 집중적으로 끝내고, 취재와 동시에 집필과 디자인을 병행하는 식으로 진행해야 합니다. 실제 상담에서도 취재를 두세 달 진행하면 연말 완성이 어려우며, 한 달 안에 주요 취재를 마쳐야 한다는 의견이 나왔습니다.

성과 수치가 9월이나 12월에 확정되는 사업이라면 더더욱 그렇습니다.

최종 데이터가 나올 때까지 기다렸다가 제작을 시작하는 것이 아니라, 목차·디자인 콘셉트·취재·기업 소개·사업 설명 등 미리 할 수 있는 작업을 진행해두고 마지막에 확정 수치만 반영할 수 있는 구조를 만들어야 합니다.

6. 지난해보다 잘 만들고 싶다면 디자인보다 기획을 먼저 바꿔야 합니다

담당자 입장에서는 결국 지난해 책자와 비교됩니다.

“기업 수도 늘었는데 지난해와 비슷하게 나오면 어떡하지?”

그래서 표지를 고급스럽게 바꾸거나 가공을 추가하고 싶어집니다.

물론 표지와 인쇄 품질도 중요합니다. 여러 권을 시리즈로 제작한다면 모든 표지를 제각각 디자인하기보다는 하나의 디자인 시스템을 만들고 색상이나 그래픽 요소를 변주해 통일성과 개별성을 함께 가져가는 방법도 효과적입니다.

하지만 가장 큰 업그레이드는 가공이 아닙니다.

지난해 결과물을 보면 무엇이 부족했는지 먼저 찾아야 합니다.

급하게 만든 흔적이 있는가, 페이지가 지나치게 비어 보이는가, 모든 기업이 같은 구조로 반복되는가, 성과와 사례가 뒤섞여 있는가, 인터뷰인데도 숫자 이야기만 하고 있는가를 보는 것입니다.

실제 리퍼블릭미디어 상담에서도 지난해 결과물의 문제를 단순한 디자인 문제보다 ‘기획 요소의 부족’으로 진단했습니다. 글이 많지 않더라도 페이지 안에서 정보의 위계와 구성 요소가 살아 있어야 하며, 제작 초기에 기획 구조가 먼저 잡혀야 한다는 것입니다.

성과사례집은 결국 사업을 다시 설명하는 작업입니다.

사업 소개를 복사해서 넣고 기업 자료를 취합한 뒤 디자인만 입히는 방식과, 사업의 의미를 다시 해석하고 대표적인 성과와 이야기를 찾아 구조를 만드는 방식은 결과물에서 큰 차이가 납니다.

제작을 시작하기 전, 담당자가 먼저 정해야 할 것

최소한 다음 사항은 계약 전후 초기에 공감대를 만들어두는 것이 좋습니다.

첫째, 전체 발간 규모입니다.

본책 1권인지, 기업별 책자가 별도로 있는지, 전체 예상 페이지는 얼마인지 정합니다.

둘째, 현장 취재 범위입니다.

30곳을 모두 방문할 것인지, 대표 사례 10곳 정도를 집중 취재하고 나머지를 전화·서면으로 처리할지 결정합니다.

셋째, 핵심 성과지표입니다.

기업별로 공통 수집할 데이터와 사업 전체를 대표할 숫자를 정합니다.

넷째, 콘텐츠의 위계를 정합니다.

사업개요, 핵심성과, 데이터, 대표 사례, 일반 사례를 어느 정도 비중으로 보여줄지 설계합니다.

다섯째, 사진과 그래픽 제작 범위를 결정합니다.

현장 사진, 전문 포토그래퍼, 일러스트, 고난도 인포그래픽, 영상 촬영 가운데 어디까지 필요한지 결정합니다.

여섯째, 마지막으로 예산과 일정을 맞춥니다.

여기서 순서가 중요합니다.

페이지와 취재 건수, 사진 촬영 범위, 그래픽 난도가 확정되지 않은 상태에서 “얼마면 잘 만들 수 있습니까?”라고 물으면 정확한 견적을 내기 어렵습니다. 실제 리퍼블릭미디어가 얼마 전 상담을 했을 때에도 전체 페이지, 취재처 수, 포토그래퍼 투입 여부, 별도 일러스트 제작 여부가 제작비를 결정하는 주요 변수로 정리됐습니다.

성과보고서를 사례집처럼 만든다는 것은 보고서를 화려하게 디자인하는 일이 아닙니다.

사업의 숫자를 독자가 이해할 수 있는 정보로 바꾸고, 그 숫자 뒤에 있는 기업과 사람의 변화를 찾아 하나의 흐름으로 엮는 일입니다.

특히 공공기관 책자는 담당자가 만드는 순간보다 그 이후가 더 중요합니다. 기관장 보고에 쓰이고, 국회나 상급기관에 전달되기도 하며, 다음 연도 사업을 설명하거나 새로운 참여기업을 모집할 때 다시 활용될 수 있습니다.면, 제작 전에 반드시 정해야 할 6가지