공공기관 백서 제작, 2천만 원 수의계약 가능할까

안녕하세요, 전국 지자체 및 공공기관의 백서 제작을 전담하고 있는 리퍼블릭미디어 대표 에디터입니다.

작년에 발생한 대형 화재 사고나 재난 재해 등으로 인해, 갑작스럽게 시장님이나 기관장님의 지시로 ‘사고 백서’를 만들어야 하는 실무자분들 많으시죠? 실제로 최근 경기도 한 지자체의 주무관님께서 연락을 주셨습니다. 관내에서 안타까운 인명 피해가 발생한 큰 화재 사고가 있었는데, 시장님 지시로 예산 2,000만 원에서 2,200만 원 선의 수의계약 범위 내에서 백서를 급히 제작해야 한다는 절박한 상황이었습니다.

처음 백서 제작을 맡게 되면 페이지 수는 몇 장으로 해야 할지, 취재와 인쇄는 어떻게 진행해야 할지 눈앞이 캄캄하실 겁니다. 공공기관 백서 제작 경험이 풍부한 리퍼블릭미디어의 실전 노하우를 바탕으로, 수의계약 범위 내에서 행정 감사 걱정 없이 완벽한 사고 백서를 만드는 3단계 스텝을 아주 명쾌하게 정리해 드리겠습니다.

1단계 : ‘수의계약’의 법적 한도와 예산 구조 파악하기

공공기관 실무자에게 가장 중요한 것은 역시 ‘행정 절차와 예산’입니다. 보통 지자체나 공공기관에서 복잡한 공개 입찰을 거치지 않고 신속하게 업체를 선정해 진행할 수 있는 수의계약 한도는 부가세를 제외하고 2,000만 원(부가세 포함 2,200만 원) 이하입니다. 여성기업이나 장애인기업 계약 등 특별한 예외가 아니라면 이 선이 마지노선이죠.

이 예산 안에서 백서를 만들 때 가장 먼저 조율해야 하는 핵심 변수는 딱 두 가지입니다.

• 첫째, 백서의 분량(페이지 수): 통상적인 사고 기록 백서는 200페이지 내외를 기준으로 잡는 것이 가장 표준적이고 안정적입니다.

• 둘째, 제작 공정의 유무: 단순히 기관에서 준 원고를 예쁘게 편집·인쇄만 하는지, 아니면 출판사가 직접 현장 취재, 인터뷰, 자료 수집(리서치)부터 집필까지 통틀어 수행하는지에 따라 단가가 달라집니다. 2,200만 원 내외의 예산이라면 전문가의 심층 취재와 대필, 전문 사진 촬영, 디자인, 인쇄까지 원스톱 풀 패키지로 진행하기에 매우 적정하고 충분한 예산 규모입니다.

2단계 : 철저한 타임라인 구축 (최소 3~4개월 역산하기)

사고 백서는 일반 홍보 카탈로그와 달라서 뚝딱 만들어지지 않습니다. 유족 및 현장 관계자 인터뷰, 소방·경찰의 공식 조사 결과 리서치, 기관 내부의 대응 일지 분석 등 '취재 및 데이터 수집'에 엄청난 공이 들어갑니다.

따라서 기관장님이 원하시는 최종 납품 기한(예: 사고 1주기, 혹은 올해 말 감사 전)을 먼저 찍어두고 최소 3개월, 여유 있게는 4개월 전에 발주를 주셔야 퀄리티가 보장됩니다.

• 1~2개월 차: 기획 방향 수립 및 심층 취재, 관계자 인터뷰, 초고 집필

• 3개월 차: 기관 내부 담당자 및 팀장·과장·국장님 라인 고위직 검수 및 무한 수정 (공공기관 특성상 피드백 조율에 시간이 가장 많이 걸립니다.)

• 4개월 차: 조판 편집 디자인, 인쇄 및 최종 납품

3단계 : 공공기관 전문 수행업체 선정하기

수의계약 금액대가 맞다고 해서 아무 인쇄소나 일반 대필 업체에 백서를 맡기면 십중팔구 낭패를 봅니다. 공공기관 백서는 엄연한 '공식 행정 기록물'이기 때문에 요구하는 서류와 절차가 매우 까다롭습니다.

• 맞춤형 서류 증빙: 수의계약에 필요한 비교견적서, 산출내역서, 계약 이행 보증서 등 행정 감사에 지적당하지 않을 서류 처리가 완벽해야 합니다.

• 포트폴리오 확인: 리퍼블릭미디어는 작년과 재작년에도 수원시, 광명시 등 주요 지자체 및 관공서의 대형 사고 백서와 행정 기록 백서를 성공적으로 수행한 이력을 보유하고 있습니다. 관공서의 보고 체계와 검수 프로세스를 정확히 이해하고 있기 때문에, 실무 주무관님이 위아래로 커뮤니케이션하시기 가장 편하도록 실무 가이드를 제공합니다.

실무자분들이 가장 자주 하는 질문 (Q&A)

Q. 진행하기 전에 저희 관공서로 먼저 방문해 주실 수 있나요? A. 물론입니다! 다만 계약 전 첫 미팅부터 무작정 만나서 이야기를 나누면 두루뭉술한 대화로 시간만 흐르기 쉽습니다. 먼저 유선 상담을 통해 대략적인 사건 개요와 원하시는 페이지 수, 인쇄 부수를 말씀해 주시면, 저희가 예산 범위 내에서 실현 가능한 '맞춤형 제안서와 견적서'를 서면으로 먼저 송부해 드립니다. 이를 내부 보고용으로 검토하신 뒤, 구체적인 진행 프로세스를 조율하는 단계에서 대면 미팅을 가지는 것이 실무적으로 가장 효율적입니다.

Q. 사진 자료가 부족한데 어떡하죠? A. 걱정하지 마세요. 저희가 예산 내에서 전문 사진작가를 섭외해 현재의 복구 현장이나 관련 인물 촬영을 진행해 드립니다. 또한, 보도자료나 공공 아카이브를 통해 합법적으로 사용할 수 있는 고화질 시각 자료를 리서치하여 백서의 완성도를 높여 드립니다.

공공기관 사고 백서는 단순한 책자가 아닙니다. 과거의 아픔을 기록해 미래의 재난을 막는 '나침반'이자, 우리 기관이 위기 상황에서 어떻게 헌신적으로 대처했는지를 증명하는 '가장 강력한 행정 증거물'입니다.

지시를 받고 어디서부터 손대야 할지 막막하시다면, 지자체 백서 제작 경험이 풍부한 리퍼블릭미디어의 문을 두드려 주세요. 주무관님이 기관 내부에서 "일 잘한다"는 칭찬을 들으실 수 있도록, 기획부터 행정 서류 세팅까지 완벽한 파트너가 되어 드리겠습니다.