성과사례집 제작 시 내부 필자, 외부 필자 장단

성과사례집, 누가 써야 할까?

회사 사람이 쓸까, 전문가를 데려올까?

성과사례집을 만들어야 하는 상황이 왔다고 치자. 그런데 여기서 첫 번째 고민이 생긴다. 도대체 누가 이걸 써야 하나? 우리 회사 사람이 쓸까, 아니면 외부에서 전문 필자를 데려올까?

이건 생각보다 중요한 문제다. 잘못 선택하면 시간과 돈만 날리고 엉성한 결과물만 남을 수 있다. 그래서 오늘은 내부 필자와 외부 필자, 각각 언제 쓰는 게 좋은지 차근차근 살펴보려고 한다.

 직원이 직접 쓸 때의 장단점

경험자가 쓰는 생생함

일단 가장 큰 장점은 '진짜 경험했던 사람'이 쓴다는 거다. 프로젝트를 직접 진행했던 당사자가 쓰는 글에는 외부인이 절대 알 수 없는 디테일이 들어간다.

예를 들어보자. 어떤 시스템 구축 사례를 쓴다고 할 때, 외부 필자는 "3개월 만에 성공적으로 구축했습니다"라고 쓸 거다. 하지만 내부 필자는 다르다. "처음 2주는 정말 헬이었다. 기존 시스템과 연동이 안 돼서 밤을 새워가며 코드를 뜯어고쳤고, 팀장님은 매일 혈압약을 드셨다"라고 쓸 수 있다는 말이다. 이런 게 바로 현장의 생생함이다.

돈이 안 든다

이것도 무시할 수 없는 장점이다. 외부 필자에게 맡기면 적어도 몇백만 원은 각오해야 한다. 사례 하나당 말이다. 그런데 내부 직원이 쓰면? 돈이 안 든다. 급여는 어차피 주고 있으니까.

특히 스타트업이나 중소기업처럼 예산이 빡빡한 곳에서는 이게 현실적인 선택일 수밖에 없다.

일정 조절이 자유롭다

"이거 급한데 내일까지 쓸 수 있어?" 이런 무리한 부탁도 내부 직원한테는 할 수 있다. 외부 필자라면? "죄송한데 다음 주까지는 시간이..." 이럴 가능성이 높다.

우리 회사 색깔이 자연스럽게 묻어난다

이것도 의외로 중요하다. 회사마다 고유한 문화와 분위기가 있잖나. 내부 직원이 쓰면 이런 게 자연스럽게 글에 스며든다. 외부 필자가 아무리 노력해도 흉내내기 어려운 부분이다.

문제점

객관성? 그게 뭔가요?

가장 큰 문제는 이거다. 자기가 한 일을 자기가 평가하는 격이니까, 객관적이기가 쉽지 않다. 실패한 부분은 대충 넘어가고, 성공한 부분은 과장해서 쓰기 쉽다. 실제로 내가 본 많은 성과사례집들이 이런 함정에 빠져 있었다. 읽다 보면 "이게 정말이야?" 싶은 대목들이 나온다. 너무 완벽해서 오히려 신뢰가 안 가는 거다.

글쓰기는 또 다른 전문 분야다

업무를 잘한다고 해서 글도 잘 쓰는 건 아니다. 이건 완전히 다른 영역이거든. 개발을 아무리 잘해도 그걸 일반인이 이해할 수 있게 설명하는 건 별개 문제다. 실제로 많은 내부 필자들이 여기서 고전한다. 전문용어 남발에, 구성도 엉성하고, 읽는 사람 입장은 전혀 고려하지 않는 글들이 나온다.

본업에 지장이 간다

이것도 현실적인 문제다. 원래 업무도 바쁜데 글까지 써야 하니까 스트레스가 이만저만이 아니다. 그러다 보면 글 쓰는 일이 자꾸 뒤로 밀리게 된다. "내일부터 진짜 쓸게요" 이런 말을 반복하다가 마감일이 다가오는 거다.

외부 전문가를 쓸 때의 장점

좋은 점들

제3자의 시선

외부 필자의 가장 큰 강점은 바로 이거다. 이해관계에 얽매이지 않는 중립적 시선으로 볼 수 있다는 것.

"이 프로젝트 정말 대단하네요!"가 아니라 "이 부분은 잘했지만, 저 부분은 아쉬웠다"라고 솔직하게 쓸 수 있다. 독자 입장에서는 이런 글이 훨씬 신뢰가 간다.

글쓰기 프로다

이건 당연한 얘기지만, 글쓰기 전문가는 역시 글을 잘 쓴다. 복잡하고 어려운 내용도 쉽게 풀어서 설명할 수 있고, 재미있게 읽히도록 구성할 줄도 안다. 특히 일반 대중을 대상으로 하는 사례집이라면 이런 전문성이 꼭 필요하다.

더 넓은 시야

외부 필자는 다른 회사, 다른 업계의 사례들도 많이 봤을 가능성이 높다. 그래서 "다른 곳에서는 이렇게 했는데, 여기서는 저렇게 했네"라는 식으로 비교 분석을 할 수 있다. 이런 관점은 내부 사람은 갖기 어렵다.

약속한 날짜에 완성된다

전문가는 프로페셔널하다. 언제까지 완성하기로 했으면 정말로 그날까지 완성해준다. 물론 돈을 받고 하는 일이니까 당연한 거지만.

문제점

진짜 아는 게 맞나?

아무리 자료를 많이 주고 설명을 자세히 해줘도, 외부 필자가 그 분야를 완전히 이해하기는 어렵다. 특히 기술적인 내용이나 전문적인 업무일수록 더 그렇다. 그래서 가끔 읽어보면 "어? 이건 좀 다른데?"라는 부분들이 나온다. 사실과 다르거나, 중요한 포인트를 놓치거나.

소통이 복잡하다

내부 직원한테 "이거 좀 수정해줘"라고 하면 바로 수정된다. 그런데 외부 필자는? 일단 연락하고, 설명하고, 수정 요청하고, 다시 검토하고... 이 과정이 반복된다. 시간도 오래 걸리고 귀찮다.

돈이 든다

당연한 얘기지만 외부 전문가는 돈을 받고 일한다. 그것도 적지 않은 돈을. 사례 하나당 몇백만 원씩 나가니까 여러 개 하다 보면 부담이 만만치 않다.

회사 기밀이 새어나갈 수 있다

민감한 정보나 회사 내부 사정을 외부 사람에게 알려줘야 하니까 보안상 우려가 있을 수 있다. 물론 계약서에 기밀유지 조항을 넣지만, 그래도 찝찝한 건 사실이다.

언제 누구를 써야 하나?

내부 직원이 쓰는 게 좋은 경우

기술적으로 너무 복잡한 경우

AI, 블록체인, 바이오 기술 같은 첨단 기술 분야의 성과라면 웬만해서는 내부 전문가가 써야 한다. 외부 필자가 이런 걸 완전히 이해하고 정확하게 쓰기는 거의 불가능하다.

돈이 정말 없는 경우

현실적으로 예산이 없다면 어쩔 수 없이 내부 직원이 써야 한다. 다만 이때는 글쓰기 교육을 좀 시키거나, 최소한 가이드라인이라도 만들어주는 게 좋다.

회사 문화가 중요한 성과인 경우

"우리 회사만의 특별한 문화 덕분에 이런 성과가 나왔다"는 식의 사례라면 내부 사람이 써야 한다. 외부 필자로는 그 미묘한 뉘앙스를 표현하기 어렵다.

보안이 중요한 경우

국방, 금융, 핵심 기술 같은 민감한 분야라면 당연히 내부에서 처리해야 한다.

외부 전문가를 쓰는 게 좋은 경우

대외 홍보용인 경우

고객이나 투자자, 언론을 대상으로 하는 자료라면 외부 전문가를 쓰는 게 낫다. 객관적이고 신뢰할 만한 내용이어야 하기 때문이다.

여러 부서가 얽힌 복잡한 성과인 경우

마케팅, 개발, 영업, 운영이 모두 관련된 성과라면 어느 한 부서 사람이 쓰기는 어렵다. 자기 부서 이야기만 주로 하게 되거든. 이럴 때는 외부에서 전체를 조망하는 시각이 필요하다.

다른 회사 사람들이 벤치마킹할 자료인 경우

"우리는 이렇게 해서 성공했으니까 너희도 따라 해봐"라는 자료라면 객관적 분석이 중요하다. 자화자찬이 아니라 정말 배울 점이 뭔지 정확히 짚어줘야 한다.

우리 회사에 글 잘 쓰는 사람이 없는 경우

솔직히 말하면, 많은 회사가 여기에 해당한다. 업무는 잘해도 글쓰기는 영 아니다 싶으면 그냥 전문가한테 맡기는 게 낫다.

회사 상황, 사례의 성격, 목적, 예산 등을 종합적으로 고려해서 선택해야 한다.

다만 한 가지 확실한 건, 누구를 선택하든 대충해서는 안 된다는 거다. 성과사례집은 회사의 얼굴이나 다름없으니까. 시간과 노력을 투자해서라도 제대로 만들어야 한다.

그리고 무엇보다 중요한 건, 독자 입장에서 생각하는 거다. "이걸 읽는 사람이 정말 도움이 될까?" 이 질문에 자신 있게 "그렇다"고 대답할 수 있을 때까지 계속 다듬어야 한다. 그래야 의미 있는 성과사례집이 나온다.