​대표작가 칼럼

백서 제작 시 타기관 사례와 비교하는 것은 자기관의 백서를 더 효과적으로 기획하고 편집하는 데 필수적입니다. 타기관 사례를 통해 강점과 약점을 벤치마킹함으로써, 편집 기획 단계에서 목적 달성률을 높이고 독자 만족도를 향상시킬 수 있습니다. 편집 기획 측면에서는 주로 구조, 내용 구성, 디자인, 연구 깊이, 스타일 등에 초점을 맞춰 분석해야 하며, 이는 백서가 단순한 정보 전달을 넘어 설득력 있는 도구로 기능하도록 하기 위함인데요.

백서제작 일을 계속  해오다보면 어떻게 하면 이 일을 더 잘할 수 있을까, 고민하게 됩니다. 당연한 얘기겠죠. ​ 업을 이어가는 분들이라면 누구나 같은 고민을 하겠지만, 백서제작은 의뢰 빈도가 높지 않고 연중에 특정 시기에만 제작하는 경향이 있다보니 일을 하면서 늘 그때 그때 '작업'을 쳐나가는 식으로 허겁지겁 일을 하게 되는 경향이 더 있습니다.

안녕하세요, 요즘 기업이나 기관에서 백서를 제작하는 일이 잦아지고 있죠. 백서는 단순한 보고서가 아니라, 브랜드의 전문성을 보여주고 잠재 고객을 설득하는 강력한 마케팅 도구예요. 하지만 기획 단계에서 자료 준비가 제대로 안 되면, 프로젝트가 지연되거나 퀄리티가 떨어지기 십상입니다. 오늘은 백서 제작 기획 시, 발주처(클라이언트) 여러분께 드리는 실전 조언을 공유할게요. 특히 연표 작성부터 시작해 자료를 체계적으로 준비하는 방법과, 자료가 부족할 때 단톡방과 F/T(Focus Team)를 활용한 대처법에 초점을 맞춰보겠습니다. 이 가이드를 따라 하시면, 백서가 더 수월하고 효과적으로 완성될 거예요!

안녕하세요, 백서 제작 기획 단계에서 자료 준비가 엉성하면, 아무리 훌륭한 대행사라도 한계를 느낍니다. 오늘은 제 경험에서 우러난 실전 사례를 바탕으로, 클라이언트 여러분께 드리는 '백서 제작 로드맵' 가이드를 공유하겠습니다. 특히 연표 작성부터 시작해 자료를 체계화하는 방법, 그리고 자료 공백을 메우는 실무 팁에 초점을 맞춰보겠습니다.

사례집 제작 시 아무리 책을 잘 만든다고 해도 중요한 건 계약입니다. 계약을 할 지 말지가 중요하다는 게 아니라, 계약 조건에 부합하는가, 를 봐야 하는 거죠. 그렇지 않으면 발주처와 사례집제작 사 간의 수차례의 논의는 시간낭비에 불과할 수 있으니까요.

시간이 부족하다는 건 결국 자원이 부족하다는 뜻이고 자원이 부족하다는 결국 '재원'이 부족하다는 뜻이죠. 시간과 마찬가지로, 돈도 무한정 주어진다면 결과물은 최소한 돈이라는 자원이 부족한 상태로 만드는 것보다 결과가 좋을 것입니다.

백서 제작은 회사의 숨소리를 듣는 과정입니다. 인터뷰는 회사의 장기나 혈관에 해당하는 구성원들에 청진기를 대는 방식이죠. 원래 중이 제 머리를 못깎듯, 우리 조직이 어떠한 지향점으로 마음이 기울어 있는지, 그 속내를 대표이사조차 모를 때가...

기자는 무기고가 꽉 차 있어야 합니다. 상황에 따라서 물고 늘어지는 취재를 해야 할 때가 있고 차분히 기다리면서 자료를 취합해야 할 때가 있습니다. 창이 필요할 때 칼을 쓰면 망하는 것처럼, 발주처의 요청과 특성에 따라서 접근 방식을 어떻게 선택하고 결정할 것인지 판단하는 능력이 우수사례집 취재 기자에게 필요합니다.

저보다 10배는 더 바쁠 국내 탑 안과 병원의 원장님을 인터뷰 하러 강남 본원에 다녀왔습니다. 2시간을 기다리면서 병원 홍보 책임과장님과 대화를 나눴는데 병원에 대한 자부심이 상당하더군요. "저희는 H안과와 일해본 적은 있는데.. 여기도 꽤 크네요." ​ 웃자고 스몰토크한 건데, 과장님이 정색하시더군요. "H안과보다 저희 병원이 더 좋아요."

예를 들어, '신기술 A의 개발 과정 및 성능 테스트 결과 보고'라는 제목의 보고서는 개발 일지, 테스트 환경, 결과 수치 등을 순서대로 나열할 것입니다. 하지만 백서는 다릅니다. '왜 우리는 신기술 A에 주목해야 하는가: 기존 시장의 문제점과 미래 전망'과 같은 제목으로 시작하여, 독자들이 겪고 있을 법한 문제 상황을 생생하게 묘사하며 공감대를 형성합니다. 그리고 그 문제의 해결 열쇠로서 자연스럽게 신기술 A를 소개하며, 단순한 성능 수치를 넘어 이 기술이 가져올 미래의 청사진과 가치를 보여주는 방식으로 이야기를 풀어갑니다.

제가 30대 초반일 때는 10년 뒤에도 현장 취재를 다닐 거라고는 상상을 못했습니다. 그 나이에는 다 ‘데스크’ 일만 보는 건 줄 알았거든요. 그런데 막상 그 나이가 되고 보니, 여전히 현장으로 가야 할 이유가 있고, 인터뷰를 해야 할 일들이 잔뜩 있었습니다. 가끔 처음 취재 동행을 하는 발주처 실무자 분들이 묻는 말이 있습니다. 고작 1시간 남짓 인터뷰 할 거면 화상으로 하는 게 낫지 않느냐고. 저도 처음에는 그런 줄 알았는데요.

많은 기관의 담당자들이 묻습니다. “이제 생성형 AI가 글도 쓰고 디자인도 거들어주는데, 굳이 외부 전문가에게 큰 비용을 들여 사례집 제작을 맡길 필요가 있을까요?” 기술의 발전을 고려하면 지극히 합리적인 질문입니다. 하지만 이 질문에 제대로 답하기 위해서는, 먼저 우리가 만들려는 우수사례집의 ‘진짜 목표’가 무엇인지 깊이 들여다봐야 합니다. ​

AI의 기술력이 급등하면서 나타나는 두 가지 양상. 나처럼 대행업을 하는 분들은 대체로 놀라기보다는 좌절하고 있다. 기획도, 분석도, 문서 작성도, 심지어 영상 편집 마저도 알아서 하는 AI 에이전트를 보며 과거 수년 간 자신이 갈아넣은 노동력을 떠올리며 배신감이 드는 건 어쩔 수 없는 일이다. 월스트리트에서 펀드매니저로 일한다는 한 유명 유튜버는 투자 관련 영상을 올리다가 접고서 AI 에이전스 영상 소개로 콘셉트를 바꾸고 조회수도 더 잘 나온다고 했다. 눈부신 AI의 발전 속도를 보며 그는 최근 미국공인회계사 자격증을 땄는데 금융계의 최상위 레벨에서 일하는 그조차 자기 직업이 10년 안에 사라질 게 확실하다며 전직을 진지하게 고민중이라고.

연말이 다가오면 기관마다 늘 반복되는 고민이 있다. 예산은 줄었는데, 우수사례집은 어김없이 만들어야 한다는 점이다. 담당자 입장에서는 “올해는 어떻게든 비용을 줄여야 한다”라는 압박이 먼저 다가온다. 그래서 흔히 하는 선택이 있다. 디자인은 외주를 주되, 원고는 내부에서 어떻게든 써보거나, AI를 돌려서 ‘그럴듯한’ 초안을 뽑아보는 것이다. 겉으로는 비용 절감에 성공한 것 같지만, 결과물을 받아든 순간 실무자들이 공통적으로 하는 말이 있다. “이 정도 퀄리티라면 차라리 안 만드는 게 낫겠다.”

김미영 차장의 하루는 평범하게 시작됐다. 커피 한 잔으로 하루를 여는 그녀에게 팀장이 다가왔다. "미영씨, 우리 부서 우수사례집 한 번 만들어보면 어때? 예산 1,000만원 정도 생각하고 있어. 어차피 자료는 다 있으니까 대행사한테 맡기면 금방 나올 거야." 그 순간 미영씨는 생각했다. '우수사례집? 그냥 파워포인트 자료 예쁘게 꾸미는 정도 아닌가?' 6개월 후, 그는 완전히 다른 사람이 되어 있었다.

"우리 회사 이야기를 책으로 내고 싶은데, 백서를 만들어야 할까요, 아니면 제 자서전 형태로 가야 할까요?" 지난 10년간 기업 출판 프로젝트를 진행하며 가장 많이 받은 질문이다. 특히 창업 10-20년 차에 접어든 중견기업 CEO들에게서 자주 나오는 고민이기도 하다. 결론부터 말하자면, 이 질문에 대한 정답은 '목적'에 있다. ​

백서 작성에서 인터뷰 실력이 왜 그렇게 중요할까요? 이 질문에 대답하려면 먼저 백서라는 문서의 특성부터 이해해야 합니다. 백서는 기업의 기술력과 비전을 보여주는 신뢰성 있는 문서이자, 투자자와 파트너들이 의사결정을 내릴 때 참고하는 중요한 자료죠. 그렇기 때문에 정확하고 설득력 있는 내용이 담겨야 하는데, 여기서 인터뷰 실력이 결정적인 역할을 합니다.

사례집은 단순한 자료집이 아닌 전략적 마케팅 도구입니다. 잠재 고객에게 신뢰감을 주고, 내부 구성원에게는 성과를 공유하며, 영업팀에게는 실질적인 세일즈 도구가 됩니다. 데이터나 결과만 나열하는 것이 아니라, 문제 상황부터 해결 과정, 최종 성과까지의 스토리를 설득력 있게 구성해야 합니다. 또한 텍스트 위주의 보고서와 달리, 인포그래픽, 차트, 이미지 등을 활용한 시각적 임팩트가 중요합니다.

사례집을 처음부터 끝까지 만들어본다면 어떤 과정을 거쳐야 할까요? 마치 집을 짓는 것처럼, 탄탄한 계획부터 시작해서 하나씩 차근차근 진행해야 합니다. 복잡해 보이지만 단계별로 나누면 생각보다 어렵지 않아요.

AI가 기획이랑 글도 다 써주는데 왜..... ​ 글도 마찬가지 아닐까? '만약 기획, 집필, 윤문 등을 모두 AI에게 아웃소싱한다고 해보자. 그 후 아무 것도 남지 않는다면, 그것을 글이라고 할 수 있을까.'