공공기관·기업 담당자를 위한 '실패 없는 백서 제작' 체크포인트 4가지

[발주 가이드] 공공기관·기업 담당자를 위한 '실패 없는 백서 제작' 체크포인트 4가지

대규모 IT 프로젝트나 사업이 종료되면 담당자에게는 마지막 과업이 남습니다. 바로 그간의 성과와 과정을 기록하는 '백서' 제작입니다. 하지만 전문 제작사가 아닌 이상, 적정 예산은 얼마인지, 기간은 얼마나 잡아야 하는지 막막하기 마련입니다.

최근 실제 수행된 금융권 대형 IT 프로젝트 백서 제작 상담 사례를 역분석하여, 담당자가 제작사와 협의할 때 반드시 챙겨야 할 핵심 기준 4가지를 정리했습니다.

1. 일정 계획: '2개월'은 위험하다, 최소 3~4개월을 확보하라

보통 사업 종료 시점에 맞춰 백서 발주를 급하게 진행하는 경우가 많습니다. "2월 착수해서 3월 말까지(약 2개월) 200페이지를 끝내달라"는 식입니다. 하지만 이는 부실한 결과물로 이어지는 지름길입니다.

현실적인 타임라인: 전문 제작사들에 따르면 200페이지 분량의 기획, 인터뷰, 집필, 디자인, 감수를 거치는 데 최소 3~3.5개월이 소요됩니다. 내부 검토 및 수정 기간까지 고려하면 넉넉히 4~5개월을 잡는 것이 가장 안전합니다.

담당자의 전략: 사업 종료일이 임박했다면 무리하게 기간을 맞추기보다, 제작사와 협의하여 물리적인 제작 기간을 충분히 확보하는 방향으로 내부 보고를 하거나 차년도 예산 이월 등을 검토하는 것이 완성도를 높이는 방법입니다.

2. 업체 선정: '최저가'보다 '유사 레퍼런스'를 확인하라

IT나 금융, 공공 행정 분야는 전문 용어와 고유의 업무 프로세스가 존재합니다. 단순히 디자인만 예쁜 업체보다는 우리 업계의 용어와 맥락을 이해하는 업체를 선정해야 커뮤니케이션 비용을 줄일 수 있습니다.

검증 포인트: 업체에게 "우리와 유사한 기관이나 프로젝트(예: 금융권 차세대 시스템, 공공기관 DX 사업 등)를 수행한 경험이 있는가?"를 물으십시오.

적정 예산: 200페이지 내외의 백서(인터뷰, 촬영 포함) 제작 시, 단순 인쇄비를 제외한 기획/디자인 용역비로 약 1,500만 원~1,800만 원 선(시장 통상가)의 예산이 거론됩니다. 너무 낮은 견적은 퀄리티 저하의 원인이 되므로, 유사 프로젝트의 통상 견적을 기준으로 예산을 수립하십시오.

3. 과업 범위(R&R): '단순 정리'가 아닌 '스토리텔링'을 요구하라

내부 담당자가 작성한 결과보고서는 팩트 위주의 '드라이한 문서'인 경우가 많습니다. 백서 용역의 핵심은 이를 '읽고 싶은 글'로 바꾸는 것입니다.

필수 포함 사항: 과업지시서에 단순히 '원고 교정/교열'만 넣지 마십시오.

전문 작가의 리라이팅(Re-writing): 딱딱한 보고서 문체를 스토리텔링 형식으로 변환

현장 취재 및 인터뷰: 임원 및 실무자(5~7인) 심층 인터뷰 포함

전문 사진 촬영: 현장감을 살리는 프로필 및 스케치 촬영

위 항목들을 포함한 '토탈 패키지'로 발주해야 기록물로서의 가치가 높아집니다.

4. 계약 전 검증: 반드시 업체를 '직접 방문' 하라

전화나 이메일로 받은 견적서와 포트폴리오 PDF만으로는 업체의 실력을 온전히 파악하기 어렵습니다.

실물 확인의 중요성: 계약 전, 가능하면 업체를 직접 방문하거나 담당자를 소환하여 '실물 인쇄물'을 확인하십시오. 모니터로 보는 시안과 실제 종이의 질감, 인쇄 상태, 제본 퀄리티는 다릅니다.

미팅 활용: 1차 미팅에서 기존 결과물을 눈으로 확인하고, 구체적인 제작 절차와 우리 기관의 특수성(보안, 결재 라인 등)을 미리 조율해야 프로젝트 도중 발생하는 리스크를 최소화할 수 있습니다. ​

요약하자면, 성공적인 백서 제작을 위해 담당자는 ① 3개월 이상의 충분한 제작 기간을 확보하고, ② 동종 업계 수행 경험이 있는 업체를 선정해야 합니다. 또한 ③ 단순 편집이 아닌 인터뷰와 촬영을 포함한 기획을 요구하고, ④ 실물 포트폴리오를 확인하는 절차를 거친다면, 책장에 꽂혀 먼지만 쌓이는 책이 아닌, 기관의 자산이 되는 훌륭한 백서를 만들 수 있습니다.