사례집제작, 의뢰하기 전에 꼭 알아야 할 것들

공공기관이나 지자체에서 사업 성과를 정리한 사례집을 제작하는 일은 해마다 반복되지만, 막상 외주 제작사에 의뢰할 때 무엇을 어떻게 전달해야 하는지 막막해하시는 담당자분이 적지 않습니다. 저희 리퍼블릭미디어는 다수의 공공 사례집과 백서를 기획·편집·디자인해 오면서, 프로젝트 초기 단계에서 발주처와 제작사 사이에 되풀이되는 커뮤니케이션 공백을 자주 목격합니다. 이 칼럼에서는 실제 상담 사례를 바탕으로, 사례집 의뢰 전에 발주처 담당자가 미리 정리해 두면 좋은 핵심 사항들을 정리했습니다.

1. 제호(제목)를 먼저 확정하세요

사례집의 제호는 단순한 표지 문구가 아닙니다. 디자인의 전체 방향성을 좌우하는 출발점입니다. 가령 '○○사업 우수 성과 사례집'처럼 정직하게 가는 제목과, '작은 가게의 큰 변화'처럼 감성적으로 가는 제목은 표지 컨셉부터 내지 레이아웃까지 완전히 달라집니다. 전년도 사례집의 연장선에서 시리즈로 갈 것인지, 올해는 완전히 새로운 톤으로 갈 것인지에 따라서도 디자인 작업의 범위가 크게 달라지기 때문에, 제호 확정이 늦어지면 이후 모든 공정에 연쇄적으로 지연이 생깁니다. 제목이 정해져야 표지 시안이 나오고, 표지 방향이 잡혀야 내지 톤이 정해집니다.

2. 디자인 가이드는 '최소한'이라도 주세요

제작사에 디자인을 완전히 일임하시는 경우가 종종 있습니다. 자유도를 주시는 것 자체는 감사하지만, 공공기관 발행물에는 대부분 지켜야 할 톤 앤 매너가 있고, 실무 담당자마다 선호하는 방향이 분명히 존재합니다. 그것이 사전에 공유되지 않으면 시안이 여러 차례 반복되면서 시간과 비용을 모두 소모하게 됩니다.

가장 좋은 것은 키 컬러, 레이아웃 방향, 폰트 스타일 정도를 간단히 정리해 주시는 것입니다. 그것이 어렵다면 차선책이 있습니다. 해당 기관에서 기존에 발행했던 다른 사례집이나 백서, 홍보물 등을 참고 레퍼런스로 보내 주시면 됩니다. 혹은 전년도 사례집을 시리즈 격으로 이어가겠다고 말씀해 주시는 것만으로도 디자이너가 방향을 잡는 데 큰 도움이 됩니다. 표지를 폰트 중심으로 갈 것인지, 이미지·오브제 중심으로 갈 것인지, 기관 로고를 적극적으로 활용할 것인지 정도만 정해 주셔도 초기 시안의 완성도가 크게 올라갑니다.

3. 원고 없이 시안을 요청하면 퀄리티를 기대하기 어렵습니다

일정이 촉박할수록 '일단 시안이라도 빨리 보자'는 생각이 드실 수 있습니다. 그러나 원고가 전혀 없는 상태에서 나오는 시안은 허공에 발을 딛는 것과 같습니다. 텍스트 분량이 정해지지 않은 채 레이아웃을 잡으면 나중에 원고가 들어왔을 때 처음부터 다시 작업해야 하는 상황이 빈번하게 발생합니다.

현실적인 대안은 이렇습니다. 전체 원고가 나오기 전이라 하더라도, 사업 개요 부분이나 운영 성과 소개 등 비교적 먼저 확정할 수 있는 콘텐츠를 우선 전달해 주시면 그 부분부터 내지 시안 작업을 시작할 수 있습니다. 사례 취재가 아직 진행 중이더라도, 앞단의 사업 소개 영역만이라도 콘텐츠가 갖춰지면 전체 디자인 톤을 세팅하는 데 충분한 기초가 됩니다.

4. 취재 대상을 조기에 확정하고, 섭외 현실을 감안하세요

사례집의 핵심은 현장 취재입니다. 대면 인터뷰를 통해 생생한 이야기를 끌어내야 비로소 읽히는 콘텐츠가 만들어집니다. 서면 질의로만 받은 내용으로는 구체적인 에피소드나 감정선이 살아나지 않고, 제보자가 보내 주는 사진 역시 인쇄용 해상도에 미치지 못하는 경우가 대부분입니다. 풀 페이지에 시원하게 사진을 배치하는 레이아웃은 현장에서 직접 촬영한 이미지가 있어야만 가능합니다.

한 가지 더 유의하실 점이 있습니다. 외주 제작사가 직접 섭외를 진행할 경우, 취재 대상자가 일정 조율에 적극적이지 않은 경우가 많습니다. 기관 담당자가 직접 연결해 주시거나, 최소한 '이 업체에서 연락할 것'이라는 사전 안내를 취재 대상에게 해 주시면 섭외 일정이 훨씬 수월해집니다. 취재 대상 리스트가 확정되기 전이라도 우선순위가 정해진 곳부터 먼저 넘겨 주시면 병행 작업이 가능하므로 전체 일정 관리에 큰 도움이 됩니다.

5. 기획안 단계에서 방향을 잡고, 디벨롭하는 방식으로 가세요

결국 사례집 제작에서 가장 효율적인 진행 방식은, 초기에 기획안을 통해 큰 방향을 먼저 합의하고 그 위에 콘텐츠를 하나씩 채워 나가는 것입니다. 기획안에는 전체 목차 구성, 사업 소개 영역의 범위, 사례별 예상 페이지 수, 디자인 컨셉 방향(1안·2안 형태) 등을 담아 발주처에 먼저 제시하고, 그에 대한 피드백을 받아 디벨롭하는 구조가 가장 시행착오를 줄여 줍니다.

'일단 완성본에 가까운 시안을 보여 달라'는 요청은 자연스러운 것이지만, 가이드 없이 제작된 시안은 수정 범위가 커질 수밖에 없어 결국 양측 모두에게 비효율적입니다. 기획안 단계에서 방향을 충분히 논의한 뒤 디자인에 들어가는 것이 최종 결과물의 완성도도, 일정 준수율도 훨씬 높아집니다.