우수사례집 제작, 이렇게 비용을 아낀다고..??

우수사례집 제작, 비용을 아끼는 법

연말이 다가오면 기관마다 늘 반복되는 고민이 있다. 예산은 줄었는데, 우수사례집은 어김없이 만들어야 한다는 점이다. 담당자 입장에서는 “올해는 어떻게든 비용을 줄여야 한다”라는 압박이 먼저 다가온다. 그래서 흔히 하는 선택이 있다. 디자인은 외주를 주되, 원고는 내부에서 어떻게든 써보거나, AI를 돌려서 ‘그럴듯한’ 초안을 뽑아보는 것이다. 겉으로는 비용 절감에 성공한 것 같지만, 결과물을 받아든 순간 실무자들이 공통적으로 하는 말이 있다. “이 정도 퀄리티라면 차라리 안 만드는 게 낫겠다.”

비용 절감의 그늘

우수사례집 제작에서 가장 큰 비용을 차지하는 건 디자인이나 인쇄가 아니다. 사실은 ‘엉뚱한 방향으로 기획된 결과물을 수정하는 과정’이 비용을 키운다. 처음부터 방향이 잘못 잡히면 글을 고치고, 디자인을 갈아엎고, 인쇄 직전까지 원고를 뒤집어엎는 일이 비일비재하다. 이는 단순히 돈의 문제가 아니라 시간과 신뢰의 문제로 이어진다. 결국 “싸게 하려다 비싸게 한” 전형적인 케이스가 되는 것이다.

아낄 수 있는 것과 아낄 수 없는 것

그렇다면 어디서 비용을 아껴야 할까?

• 아낄 수 없는 것: 기획(방향성), 편집(맥락 조율), 원고(스토리라인)

• 아낄 수 있는 것: 일부 디자인 변형, 사진 촬영 범위, 인쇄 사양

우수사례집의 본질은 ‘사람이 설득될 수 있는 이야기’다. 기획과 편집을 덜어내는 순간, 그저 숫자와 보고서의 나열이 되어버린다. 반면 표지 후가공이나 인쇄 종이 톤 같은 요소는 충분히 절충할 수 있다. 독자가 사례집을 읽고 “이 기관이 이런 의미 있는 일을 했구나”라고 느끼게 하는 힘은 결국 글과 맥락이지, 종이 두께 같은 제작 요소가 아니다.

원본 자료를 지켜라

의외로 가장 큰 비용 절감 팁은 원본 자료를 보존하는 것이다. 많은 기관들이 자료를 AI 요약본으로만 보관하다가, 편집 단계에서 “이 내용이 왜 빠졌지?”, “출처가 어딨지?”라는 문제로 다시 뒤엎는다. 원본 데이터가 정리돼 있으면 작업자는 덜 헤매고, 수정 횟수도 줄어든다. 정리되지 않은 데이터를 있는 그대로 전달해도 괜찮다. 오히려 그것이 더 정확한 내러티브를 만드는 데 도움이 된다.

협업 구조를 단순하게 하라

비용이 커지는 또 하나의 이유는 ‘참여자 과다’다. 여러 부서가 동시에 의견을 내면, 디자인 시안만 수십 번 바뀐다. 결국 수정 비용이 눈덩이처럼 불어난다. 애초에 담당자 1명 + 제작사 1팀 구조로 단순하게 협업해야 한다. 비용 절감은 협업 구조를 단순화하는 것에서 시작된다.

우수사례집 제작에서 비용을 아낀다는 건, 싼 디자인 업체를 찾는 게 아니라 불필요한 시행착오를 줄이는 것이다. 기획과 맥락은 전문가에게 맡기고, 종이 두께나 후가공에서 절충하라. 원본 자료를 보존하고, 협업 구조를 단순화하라. 그러면 결과물의 완성도는 유지하면서도 비용은 자연스럽게 줄어든다.

결국 우수사례집은 “얼마나 싸게 만들었느냐”가 아니라 “얼마나 설득력 있게 남았느냐”가 핵심이다. 예산을 줄이는 방법은, 제대로 된 이야기를 한 번에 만드는 것이다.