백서 제작 내부에서 직접 만들까 외주를 줄까

백서를 만들어야 하는데 내부에서 직접 할지 외주를 줄지 고민하는 담당자가 많다. 내부 제작은 비용이 절감될 것 같고, 외주는 품질이 나을 것 같다. 둘 다 맞기도 하고 틀리기도 하다. 실무적으로 어떤 차이가 있는지 항목별로 비교해본다.

비용부터 보자. 내부 제작 시 눈에 보이는 비용은 인쇄비뿐이다. 디자인은 내부 디자이너가, 원고는 사업 담당자가 쓴다. 50페이지 200부 인쇄비 약 100만~150만 원이면 끝나는 것처럼 보인다. 그러나 숨은 비용이 크다. 사업 담당자가 원고를 쓰는 데 투입하는 시간이 약 80~120시간이다. 이 담당자의 월급을 시간으로 환산하면 인건비만 200만~400만 원에 해당한다. 내부 디자이너가 백서 편집에 투입되면 본업(기관 홍보물, 웹 콘텐츠 등)이 밀린다. 결국 실질 비용은 300만~550만 원 수준이다.

외주 대행의 경우 50페이지 백서 기준 800만~1,500만 원이 시장 평균이다. 기획, 원고 집필, 인터뷰, 디자인, 인쇄가 모두 포함된 금액이다. 수치만 보면 외주가 2~3배 비싸 보이지만, 담당자의 업무 시간이 거의 들지 않는다는 점을 고려하면 실질 비용 차이는 생각보다 크지 않다. 특히 사업 종료 시점에 다른 업무(정산, 보고, 다음 연도 계획)가 몰리는 상황에서 백서까지 직접 만들면 모든 업무의 품질이 동시에 떨어진다.

품질 차이는 세 가지 측면에서 드러난다.

첫째, 원고의 가독성이다. 사업 담당자가 쓴 원고는 내부 용어와 약어가 많고 문장이 길어지는 경향이 있다. 매일 다루는 내용이다 보니 독자가 모를 수 있다는 관점이 빠지기 쉽다. 외부 작가가 쓰면 독자 입장에서 풀어쓰기 때문에 가독성이 올라간다. 둘째, 디자인의 완성도다. 내부 디자이너가 PPT 수준의 레이아웃으로 급히 만든 백서와, 전문 편집 디자이너가 인쇄 품질로 잡은 백서는 인쇄물을 손에 쥐었을 때 확연히 다르다. 셋째, 사진과 인포그래픽이다. 외주 대행에는 전문 촬영과 맞춤 인포그래픽이 포함되는 경우가 많지만, 내부 제작에서는 스마트폰 사진과 엑셀 차트를 그대로 쓰는 경우가 대부분이다.

일정 관리에서도 차이가 크다. 내부 제작은 담당자의 본업과 병행하므로 일정이 계속 밀린다. 월요일에 쓰려고 했던 원고가 급한 회의 때문에 금요일로 밀리고, 다시 다음 주로 밀리는 패턴이 반복된다. 외주 대행은 계약 시 납기를 확정하고, 중간 산출물(기획안, 초고, 디자인 시안)의 제출 일정이 정해져 있다. 일정 지연 시 페널티 조항이 있는 계약도 있다. 사업 종료일이 정해져 있는 공공 사업에서는 납기 준수가 특히 중요하므로 외주가 안전하다.

그렇다면 내부 제작이 적합한 경우는 언제인가. 첫째, 내부에 전문 편집자와 디자이너가 상근하고 있는 경우다. 출판 경험이 있는 직원이 있다면 품질 저하 없이 내부 제작이 가능하다. 둘째, 분량이 20페이지 이하의 소규모 보고서인 경우다. 이 정도 분량이면 외주 관리 비용이 제작비보다 클 수 있다. 셋째, 동일한 백서를 매년 반복 제작하면서 템플릿이 확립된 경우다. 이미 구조와 디자인이 잡혀 있으므로 내용만 업데이트하면 된다.

내부 제작에서 가장 흔한 실패 패턴은 디자인 단계에서 무너지는 것이다. 원고까지는 어떻게든 완성했는데, 내부 디자이너가 PPT 감각으로 레이아웃을 잡으면 인쇄물 품질이 나오지 않는다. 인쇄용 편집 디자인은 웹이나 PPT 디자인과 기술적으로 완전히 다른 영역이다. 도련, 재단선, CMYK 색 관리, 폰트 임베딩 등 인쇄 특유의 기술 요소를 모르면 인쇄소에서 파일을 되돌려 보내는 경우가 생긴다.

외주가 적합한 경우는 더 명확하다. 50페이지 이상의 본격적인 백서, 외부 배포 목적, 현장 인터뷰나 사진 촬영이 필요한 경우, 담당자의 업무 과부하가 심한 경우, 인쇄 품질이 중요한 경우가 여기에 해당한다. 리퍼블릭미디어 같은 출판 전문 업체에 맡기면 기획부터 인쇄까지 원스톱으로 진행되므로 담당자는 방향 설정과 최종 검토에만 집중하면 된다.

납품물의 범위도 사전에 확인해야 한다. 인쇄본만 납품하는 업체와 인쇄본+인쇄용 PDF+인디자인 원본 파일+이미지 원본을 모두 납품하는 업체는 가격이 다르다. 원본 파일을 확보해두면 다음 해 제작 시 다른 업체에 맡기더라도 기존 디자인을 이어서 작업할 수 있어 비용이 절감된다. 계약 시 납품 범위에 원본 파일 포함을 명시하는 것이 장기적으로 유리하다.

절충안도 있다. 원고는 내부에서 1차로 작성하고, 외주 업체에는 윤문·편집·디자인·인쇄만 맡기는 방식이다. 이 경우 비용은 전체 외주의 50~60% 수준으로 줄어든다. 다만 내부 원고의 품질이 일정 수준 이상이어야 윤문만으로 마무리가 가능하다. 원고가 산만하거나 분량이 크게 부족하면 결국 재작성에 가까운 윤문이 되어 비용 절감 효과가 사라진다.

외주 업체를 선정할 때 확인할 사항도 있다. 첫째, 유사한 분야의 백서 제작 포트폴리오가 있는지다. IT 분야 백서와 복지 분야 백서는 용어와 독자층이 완전히 다르다. 해당 분야 경험이 있는 업체를 선택해야 원고의 전문성이 확보된다. 둘째, 프로젝트 매니저(PM)가 별도로 배정되는지다. PM 없이 디자이너 한 명이 모든 커뮤니케이션을 담당하면 일정과 품질 관리가 허술해진다. 셋째, 수정 횟수와 범위가 견적에 포함되어 있는지다. 원고 수정 2회, 디자인 수정 2회가 표준이지만, 기관 내부 검토 과정에서 수정이 3~4차까지 갈 수 있다.

하이브리드 방식의 성공 사례도 있다. 어느 지자체에서는 원고를 내부 직원 5명이 분담해서 작성하고, 외주 업체에는 편집 통합, 디자인, 인쇄만 맡겼다. 총 비용은 500만 원 이하로 억제하면서도 결과물 품질은 전체 외주에 준하는 수준을 확보했다. 다만 이 경우 내부 원고의 문체와 분량을 통일하는 편집 통합 작업이 추가로 필요하므로, 원고 가이드라인을 사전에 배포하는 것이 핵심이다.

결론적으로, 선택의 기준은 예산보다 담당자의 시간과 결과물의 용도에 있다. 내부 보고용이고 담당자에게 시간적 여유가 있으면 내부 제작이 합리적이다. 외부 배포용이거나 담당자가 다른 업무로 포화 상태라면 외주가 전체적으로 효율적이다.