백서 제작 워크숍, 어떻게 진행해야 할까?

실무자가 직접 참여하는 백서 워크숍의 명과 암

최근 공공기관과 기업에서 백서 제작 시 내부 실무자들이 직접 참여하는 워크숍 방식을 채택하는 사례가 늘고 있다. 단순히 자료를 제공하고 외부 전문가에게 집필을 맡기는 기존 방식에서 벗어나, 실무자들이 직접 초안 작성에 참여함으로써 내용의 정확성과 현장감을 높이려는 시도다. 하지만 이러한 접근법이 항상 긍정적인 결과를 보장하는 것은 아니다.

워크숍 준비 시 필수 체크리스트

1. 현실적인 목표 설정 하루 워크숍으로 완성도 높은 원고를 도출하려는 욕심은 버려야 한다. 워크숍의 목표를 '원고 완성'이 아닌 '핵심 내용 합의와 초안 구성'으로 설정하는 것이 현실적이다. 특히 참석자들의 문장력과 글쓰기 스타일이 천차만별임을 고려하면, 통일된 톤앤매너를 당일 확정짓기란 불가능에 가깝다.

2. 사전 준비의 중요성 참석자들에게 빈 종이를 주고 "써보세요"라고 하는 것은 시간 낭비다. 명확한 구성안과 작성 가이드라인을 사전에 배포해야 한다. 키워드, 분량, 핵심 메시지 등을 구체적으로 제시하고, 가능하다면 각 파트별로 필요한 참고자료를 미리 취합해 공유하는 것이 좋다.

3. 참석자 역할 명확화 실무자들을 '집필자'로 명명하더라도 실제로는 '내용 제공자' 역할임을 분명히 해야 한다. 이들의 역할은 현장의 생생한 정보와 전문 지식을 제공하는 것이지, 완성된 문장을 작성하는 것이 아니다.

백서 제작 대행사와의 효과적인 협업 방안

1. 가안(假案) 활용 전략 대행사가 제공하는 '모범 답안' 형태의 가안은 양날의 검이 될 수 있다. 한편으로는 참석자들에게 구체적인 가이드를 제공하지만, 다른 한편으로는 "이미 다 써놨으면 우리는 왜 부른 거야?"라는 반발을 살 수 있다. 따라서 가안은 '틀린 부분이 많을 수 있는 초벌 작업'임을 명확히 전달하고, 실무자들의 수정과 보완이 필수적임을 강조해야 한다.

2. 전문 작가의 '조정자' 역할 외부 전문가는 때로 '악마의 대변인' 역할을 수행해야 한다. 내용의 논리적 일관성을 점검하고, 독자 관점에서 이해하기 어려운 부분을 지적하는 것이다. 이 과정에서 발생할 수 있는 감정적 충돌을 최소화하려면, 발주처 책임자가 먼저 이러한 역할의 필요성을 참석자들에게 설명해야 한다.

3. 단계별 검토 프로세스 구축 워크숍 후 원고 작성 과정에서 누가, 언제, 어떤 권한으로 검토하고 승인할 것인지를 명확히 해야 한다. 모든 참석자가 개별적으로 검토 권한을 갖는다면 수정 작업이 끝없이 이어질 수 있다. 실무 검토 → 부서장 검토 → 최종 책임자 승인 등 단계를 명확히 설정하는 것이 중요하다.

주의할 점

1. 과도한 기대 워크숍 하루로 모든 것을 해결하려는 시도는 실패로 이어진다. 최소 2~3회의 후속 미팅을 계획에 포함시켜야 한다.

2. 준비 부족 "모여서 브레인스토밍하면 뭔가 나오겠지"라는 막연한 기대는 금물이다. 구체적인 아젠다와 산출물 목표 없이는 시간만 낭비하게 된다.

3. 권한과 책임의 불명확성 최종 의사결정권자가 워크숍에 참석하지 않으면, 나중에 "이건 내가 원한 게 아니야"라는 뒤집기가 발생할 수 있다.

백서 제작 워크숍의 성공은 '완벽한 원고'를 만드는 것이 아니라 '합의된 방향성'을 도출하는 데 있다. 실무자들의 전문성과 현장 경험, 그리고 외부 전문가의 구성력과 문장력이 조화를 이룰 때 진정한 시너지가 발생한다. 무엇보다 중요한 것은 서로의 역할을 인정하고 존중하는 자세다.

워크숍은 끝이 아닌 시작이다. 그 자리에서 도출된 내용을 바탕으로 전문가가 초고를 작성하고, 실무진이 검토하며, 책임자가 최종 확정하는 일련의 과정이 유기적으로 연결될 때 비로소 신뢰도 높은 백서가 탄생할 수 있다.