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백서 제작의 비밀 무기는 바로.. OO 로드맵

  • 작성자 사진: 리퍼블릭 편집부
    리퍼블릭 편집부
  • 2일 전
  • 3분 분량
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안녕하세요, 백서 제작 기획 단계에서 자료 준비가 엉성하면, 아무리 훌륭한 대행사라도 한계를 느낍니다. 오늘은 제 경험에서 우러난 실전 사례를 바탕으로, 클라이언트 여러분께 드리는 '백서 제작 로드맵' 가이드를 공유하겠습니다. 특히 연표 작성부터 시작해 자료를 체계화하는 방법, 그리고 자료 공백을 메우는 실무 팁에 초점을 맞춰보겠습니다.

1. 연표: 프로젝트의 'GPS'

백서 제작은 '큰 그림' 없이 시작하면 방향을 잃기 쉽습니다. 제가 처음 대행사를 차릴 때, 한 클라이언트와의 프로젝트에서 연표 없이 착수한 적이 있었어요. 결과? 자료 수집이 3주 지연됐고, 마감 압박으로 퀄리티가 반토막 났죠. 그 후로 모든 프로젝트를 연표부터 시작합니다. 연표는 단순한 일정이 아니라, 클라이언트와 대행사의 '공동 로드맵'입니다.

실전 팁: 연표 작성의 3단계

  • 기간 세분화: 백서 분량에 따라 6~10주를 기준으로 하세요. 예를 들어, 30페이지 규모의 IT 솔루션 백서라면:

  • Week 1: 킥오프 미팅 & 연표 확정 (클라이언트의 내부 자료 목록 공유).

  • Week 2~3: 자료 수집 & 아웃라인 초안 (데이터 80% 확보 목표).

  • Week 4~5: 초고 집필 & 1차 리뷰 (클라이언트 피드백 반영).

  • Week 6: 디자인 & 최종 검수 (인쇄/디지털 배포 준비). 실제로 최근 SaaS 기업 프로젝트에서 이 연표를 적용했더니, 자료 제출이 Week 2에 90% 완료됐습니다. 클라이언트 PM이 "마치 GPS처럼 안내해주네"라고 감탄하셨어요.

  • 도구 활용: Notion이나 Microsoft Planner로 공유하세요. 각 단계에 '담당자(R/A 형식: Responsible/Accountable)', '위험 요소(예: 자료 지연 시 대체 플랜)', '산출물(예: Week 3 아웃라인 PDF)'을 명시하면 더 탄탄합니다.

  • 클라이언트 액션: 연표 초안에 "자료 제공 마일스톤"을 반영하세요. 예를 들어, "Week 2까지 영업 데이터 엑셀 파일 제출"처럼요. 이게 없으면 대행사가 '공기놀이' 하게 됩니다.

연표 하나로 프로젝트 성공률이 50% 올라갑니다. 제 사례처럼, 초기 미스에서 배운 교훈을 잊지 마세요.

2. 자료 준비: '팩트의 보물창고'를 미리 채우기

백서의 힘은 데이터에 있습니다. "숫자가 이야기하는" 콘텐츠가 고객을 설득하죠. 하지만 클라이언트 측에서 자료를 제대로 안 주면, 대행사는 추측으로 메우기 마련입니다. 한 제조업 클라이언트 프로젝트에서, 초기 자료가 40%밖에 안 돼서 초고가 '빈껍데기'가 됐어요. 그 후로 자료 준비를 '3단계 프로세스'로 정착시켰습니다.

디테일 가이드: 자료 수집의 실무 워크플로

  1. 기본 자료 발굴 (연표 Week 1~2):

  2. 핵심 카테고리: 회사 연혁(타임라인 엑셀), KPI 데이터(매출/고객 유지율 그래프), 사례 연구(3~5개 성공 스토리, 인터뷰 스크립트 포함).

  3. : 클라이언트 내부에 "자료 청소 캠페인"을 제안하세요. 예를 들어, 영업팀의 CRM 데이터와 마케팅팀의 Google Analytics를 통합 추출. 최근 헬스케어 클라이언트에서 이걸로 '환자 만족도 25% 상승 사례'를 발굴해 백서의 하이라이트로 만들었어요. 결과? 다운로드율 2배 증가!

  1. 분류 & 검증:

  2. 폴더 구조: '01_배경/02_데이터/03_이미지/04_참고'로 나눠 Google Drive 공유. 각 파일에 '키워드 태그(예: #매출증가_2024Q3)'와 '출처 노트'를 붙이세요.

  3. 검증 루틴: 자료 70% 확보 후, 대행사와 공동 리뷰. "이 데이터의 신뢰도? (출처/날짜 확인)"를 체크리스트로 만듭니다. 제 경험상, 이 단계에서 20%의 '쓰레기 데이터'를 걸러내 프로젝트를 구합니다.

자료가 탄탄하면 초고 집필이 '자동차 경주'처럼 빨라집니다. 클라이언트 여러분, 대행사에 "자료 패키지"를 미리 준비해주세요!


3. 자료 공백 발생 시: 단톡방 + F/T로 '즉시 대응 모드' 전환

자료 부족은 피할 수 없는 '프로젝트 블랙홀'입니다. 특히 다부서 프로젝트에서요. 제가 2023년 한 에너지 기업 백서에서 겪은 사태를 떠올려보세요. 자료가 50% 미달로 멈춰섰을 때, 클라이언트가 "단톡방 열자"고 제안하더군요. 그 후 F/T(Focus Team)를 꾸려 1주 만에 자료를 2배로 채웠습니다. 이 '위기 탈출법'이 제 표준 프로세스가 됐어요.

실무 대처: 단계별 액션 플랜

  1. 단톡방 개설 (즉시, 30분 이내):

  2. 멤버 구성: 7~12명 (클라이언트 PM + 실무자: 마케팅 2명, 영업 2명, 개발 1명, 법무 1명, 대행사 2명).

  3. 운영 룰: KakaoTalk 그룹으로 "매일 오전 9시 자료 업데이트" 알림 설정. 파일명 규칙: "YYYYMMDD_키워드_부서(예: 20241016_고객피드백_영업팀).xlsx".

  4. F/T 꾸리기: 연표 재작성부터 초고 지원까지:

  5. 역할 분담: 클라이언트 리더(코디), 자료 헌터(각 부서 1인), 콘텐츠 서포터(초고 아이디어 브레인스토밍).

  6. 활동 스케줄: Day 1: Zoom으로 연표 재검토 (지연 부분 플래그). Day 2~4: 테마별 자료 웨비나 (e.g., "영업 데이터 발굴 세션"). Week 2: F/T 합동 미팅으로 초고 아웃라인 공동 작성.

백서 제작은 클라이언트와 대행사의 '파트너십'입니다. 연표로 방향을 잡고, 자료로 살을 붙이며, 위기 시 팀으로 돌파하면 어떤 프로젝트도 빛납니다. 제 실전 사례처럼, 작은 디테일이 큰 차이를 만듭니다.


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