백서제작 수의계약을 할 때 알아야 할 것들

2025년 기준,

대한민국에는 약 335개의 정부기관이 있습니다.

 '공공기관의 운영에 관한 법률'에 따라

기획재정부 장관이 지정한 기관의 수이며,

공기업, 준정부기관, 기타공공기관으로 분류됩니다.

• 공기업: 31개

• 준정부기관: 57개

• 기타공공기관: 243개

이들 기관 중에서는

백서를 처음 만드는 곳이 대다수입니다.

요즘은 백서제작을 하지 않는 추세이기도 하고,

무엇보다 종이로 된 인쇄물을

 제작할 일이 거의 없기 때문이죠.

하지만 여러 과업을

수행하다보면 그 과정과 성과를

기록물로 남겨야 할 일이 반드시 생기게 됩니다.

그리고 난관은 여기서부터 시작됩니다.

짧은 기간 내에

 백서제작을 하는 대부분의 경우는

예산이 부족합니다.

 원래 배정된 예산이 아닌 다른 예산을

쪼개쓰거나 끌어와야 하기 때문인데요.

그렇다보니 입찰이

아닌 수의계약을 통해서 백서제작을

진행하게 되는데,

이 경우 수의계약 자체는 문제가 안 되지만,

실제 제작 과정의

변수를 보지 못하는 경우가 생깁니다.

예를 들어서 2025년 10월에 백서제작 수의계약을

한다고 가정해보죠.

예산 집행의 이슈가 있기 때문에

그해 12월까지로 계약기간을 잡았는데

문제는 백서제작 과정이

생각보다(!) 만만치 않다는 것입니다.

시간, 예산은 없는데

제작 완성도의 기준을 어떻게

잡아야 할까?

처음에는 내부에서

 작성한 초안을 토대로 편집을

뚝딱 해서 인쇄하면 될 것으로 생각했지만,

성과에 목을 맨 상관 내지는

의사결정권자의 눈높이가

생각보다 높기 때문인데요.

대부분 인쇄나 백서제작

편집 경험이 없어도,

사람이 보는 눈은 같기 때문에

타 기관의 백서제작 사례들을 보고

"우리도 이렇게 만듭시다!"

하고 기준점을 잡게 됩니다.

하지만 세상 모든 일이 그렇듯 잘 만든 백서는

제작기간도 길고 예산과

 인력이 적잖이 든 결과물입니다.

결과만 봤을 때는 그게 눈에 안 보일 뿐이죠.

그런데 현재 주무관님이

처한 상황은 반대입니다.

예산은 없고, 백서제작 업체 인력도 적고,

무엇보다 시간이 부족하죠. 대체 이럴 땐 어떻게 해야

할까요?

수의계약 기간,

어떻게 잡아야 할까?

중요한 건 수의계약 시 잡았던 계약 기간을 어떻게

할 것이냐, 이겠는데요. 보통의 경우 예산 집행을 한

이후에라도 유지보수에 관한 조항을 별도의 양식으로

업체에게 제시를 합니다. 쉽게 말해,

​'돈이 다 나간 이후에도 우리가 원하는기준과 눈높이로 작성될 때까지 일을 해주세요'

라고 적어두는 것인데요.

이것이 백서제작 업체가

폐업하거나 하는 등의 사유로 인해

제작 보증을 완벽하게 한다고 보기는 어렵습니다. 

하지만 백서제작 업체 측에서도 과업이 완료되지

않으면 대금을 받지 못하는 문제가 있기에

이는 상호 협의하에 유지보수 기한을 명기하고

함께 기간 내 과업을 완수하기 위해 노력해야 하는

부분이겠죠.

다만 백서제작 계약부서 내에서 이런 별도의

형식의 문서를 갖고 있지 않거나,

이런 유형의 계약을 어떻게 문서화할 것인지

등을 실무자가 설득 내지는 대안을 제시하는

과제가 남아있긴 합니다.

여러모로, 들이닥치듯 찾아온 백서제작 과업은

쉽지 않은 문제임에는 틀림이 없습니다.